Hoe organiseer je BHV bij een bedrijfsfusie of overname?
Een bedrijfsfusie of overname brengt veel veranderingen met zich mee: nieuwe collega’s, andere werkprocessen, soms een nieuwe locatie. Maar één onderwerp dat in de drukte van een fusietraject regelmatig wordt vergeten, is de bedrijfshulpverlening. Terwijl HR-managers en directies bezig zijn met de grote lijnen, kan de BHV-organisatie tijdelijk in een grijs gebied terechtkomen. Dat is een risico dat je als verantwoordelijke niet wilt nemen.
In dit artikel beantwoorden we de meest gestelde vragen over BHV bij een fusie of overname. Van wie verantwoordelijk is tot hoe je twee teams samenvoegt: je vindt hier praktische antwoorden die je direct kunt toepassen. Of je nu een BHV-cursus wilt plannen, een nieuw BHV-plan wilt opstellen of gewoon wilt weten waar je moet beginnen, dit artikel helpt je op weg.
Wat verandert er voor BHV bij een bedrijfsfusie of overname?
Bij een bedrijfsfusie of overname verandert de BHV-organisatie op meerdere fronten tegelijk. De juridische entiteit wijzigt, de verantwoordelijkheden verschuiven, de locaties of aantallen medewerkers veranderen en de bestaande BHV-plannen van beide organisaties sluiten niet meer automatisch op elkaar aan. Dit maakt een grondige heroriëntatie op de BHV-structuur noodzakelijk.
Concreet betekent dit dat bestaande certificeringen, afspraken en procedures opnieuw beoordeeld moeten worden. Een BHV’er die gecertificeerd was bij bedrijf A, is na de fusie weliswaar nog steeds gecertificeerd, maar zijn of haar rol, verantwoordelijkheidsgebied en de procedures waarop hij of zij is getraind, kunnen volledig zijn veranderd. Hetzelfde geldt voor ontruimingsplannen, alarmroutes en de locatie van nooduitgangen als medewerkers naar een nieuw of gecombineerd pand verhuizen.
Daarnaast verandert de Arbowet-verantwoordelijkheid. De werkgever is wettelijk verplicht om te zorgen voor voldoende en goed opgeleide BHV’ers. Bij een fusie of overname is het dus zaak om niet te wachten tot alles geregeld is, maar actief te controleren of de BHV-dekking op elk moment voldoende is.
Wie is verantwoordelijk voor BHV tijdens een fusieproces?
Tijdens een fusieproces is de werkgever van de juridisch actieve entiteit verantwoordelijk voor de BHV-organisatie. In de praktijk betekent dit dat de overnemende partij of de nieuw gevormde organisatie zo snel mogelijk de BHV-verantwoordelijkheid moet beleggen bij een concrete persoon of afdeling, zodat er geen onduidelijkheid ontstaat.
In de overgangsperiode is het risico op een verantwoordelijkheidsvacuüm reëel. Beide organisaties hadden hun eigen BHV-coördinator, maar na de fusie is nog niet altijd duidelijk wie de leiding heeft. Leg dit zo vroeg mogelijk vast. Benoem een tijdelijke of definitieve BHV-verantwoordelijke die overzicht houdt over de gecombineerde organisatie.
Facilitair managers, HR-managers en veiligheidscoördinatoren spelen hier een sleutelrol. Zij moeten in het fusietraject expliciet de vraag stellen: wie is op dit moment verantwoordelijk voor onze BHV? En is die persoon voldoende geïnformeerd en bevoegd om te handelen? Zorg dat dit niet blijft hangen in een vergadering, maar schriftelijk wordt vastgelegd.
Hoe breng je de BHV-situatie van twee organisaties in kaart?
De BHV-situatie van twee organisaties breng je in kaart door een gestructureerde inventarisatie te doen van beide organisaties op vier gebieden: het aantal en de certificering van BHV’ers, de geldende BHV-plannen en ontruimingsplannen, de beschikbare veiligheidsmaterialen en de locaties waar BHV-dekking nodig is.
Stap 1: Inventariseer de BHV’ers van beide organisaties
Verzamel een overzicht van alle huidige BHV’ers, inclusief hun certificeringsdatum en vervaldatum. Controleer welke certificeringen nog geldig zijn en welke binnenkort verlopen. Let ook op het type training dat iemand heeft gevolgd, want niet alle BHV-trainingen zijn gelijkwaardig qua inhoud of accreditatie.
Stap 2: Vergelijk de bestaande BHV-plannen
Beide organisaties hebben waarschijnlijk een eigen BHV-plan of ontruimingsplan. Leg deze naast elkaar en kijk waar ze overeenkomen en waar ze afwijken. Zijn de procedures compatibel? Zijn de alarmcodes hetzelfde? Zijn de verantwoordelijkheden duidelijk beschreven? Grote verschillen wijzen erop dat een nieuw gezamenlijk plan noodzakelijk is.
Stap 3: Breng de locaties en risico’s in kaart
Controleer op welke locaties medewerkers actief zijn na de fusie. Elke locatie heeft zijn eigen BHV-vereisten, afhankelijk van het aantal aanwezige personen, de aard van de activiteiten en de bouwkundige situatie. Een risico-inventarisatie en -evaluatie (RI&E) kan hierbij een nuttig hulpmiddel zijn.
Hoeveel BHV’ers heb je nodig na een fusie of overname?
Het minimale aantal BHV’ers na een fusie of overname hangt af van het totale aantal medewerkers per locatie, de aanwezige risico’s en de werktijden. De Arbowet schrijft geen vast getal voor, maar stelt dat er altijd voldoende BHV’ers aanwezig moeten zijn om adequaat op te kunnen treden bij een noodsituatie.
Als vuistregel hanteren veel organisaties één BHV’er per tien tot vijftien medewerkers, maar dit is geen wettelijke norm. Bij locaties met verhoogde risico’s, zoals productieomgevingen of locaties met veel bezoekers, is een hogere bezetting logisch. Denk ook aan ploegendiensten: als medewerkers in wisselende diensten werken, moet de BHV-dekking per dienst worden gegarandeerd.
Na een fusie is het verstandig om de BHV-bezetting per locatie opnieuw te berekenen op basis van de gecombineerde bezetting. Het is niet vanzelfsprekend dat twee kleine BHV-teams samen voldoende dekking bieden voor een grotere gecombineerde organisatie, zeker als medewerkers worden geconcentreerd op één locatie.
Hoe combineer je twee BHV-teams tot één geheel?
Twee BHV-teams samenvoegen doe je in drie stappen: zorg eerst voor een gezamenlijk referentiekader door een gedeelde BHV-training of herhalingsoefening te plannen, stel vervolgens een nieuwe taakverdeling en hiërarchie vast binnen het gecombineerde team, en sluit af met een gezamenlijke ontruimingsoefening op de gecombineerde locatie.
In de praktijk zijn er vaak culturele en procedurele verschillen tussen twee BHV-teams. De ene organisatie werkte met een strikt hiërarchisch model waarbij de BHV-coördinator altijd de leiding neemt, terwijl de andere organisatie meer zelfsturend werkte. Deze verschillen moeten expliciet worden besproken en opgelost voordat het gecombineerde team effectief kan functioneren.
Plan een gezamenlijke bijeenkomst waarbij beide teams kennismaken, elkaars werkwijze leren kennen en samen de nieuwe procedures doornemen. Een gezamenlijke BHV-cursus of opfriscursus kan hierbij helpen: het zorgt voor een gedeeld kennisniveau en bouwt tegelijkertijd teamgevoel op. Maak ook duidelijk wie de nieuwe BHV-coördinator is en wat ieders rol en verantwoordelijkheid is binnen het nieuwe team.
Wanneer moet je een nieuw BHV-plan opstellen na een fusie?
Je moet een nieuw BHV-plan opstellen zodra er sprake is van een significante wijziging in de organisatie, locatie of bezetting. Bij een fusie of overname is dit bijna altijd het geval. Wacht niet tot de fusie volledig is afgerond, maar start met het opstellen van een nieuw BHV-beleidsplan zodra de contouren van de nieuwe organisatie duidelijk zijn.
Een goed BHV-plan beschrijft minimaal de volgende onderdelen:
- Het aantal BHV’ers en hun taken per locatie
- De alarmerings- en ontruimingsprocedures
- De contactgegevens van hulpdiensten en interne noodcontacten
- De locatie van nooduitgangen, brandblussers, AED’s en EHBO-middelen
- De geplande herhalingstrainingen en oefeningen
Zorg dat het nieuwe BHV-plan voldoet aan de NEN-normen voor ontruimingsplannen en aansluit bij de RI&E van de organisatie. Betrek de BHV-coördinator, de facilitair manager en eventueel een externe veiligheidsadviseur bij het opstellen van het plan. Hoe eerder je dit regelt, hoe kleiner de kans op een gevaarlijk gat in de BHV-dekking.
Hoe HBO Safe helpt met BHV na een fusie of overname
Bij HBO Safe begrijpen we dat een fusie of overname al genoeg uitdagingen met zich meebrengt. Wij nemen de BHV-organisatie uit handen, zodat jij je kunt focussen op de rest van het fusietraject. Of het nu gaat om het opleiden van nieuwe BHV’ers, het samenvoegen van twee teams of het opstellen van een nieuw BHV-beleidsplan: wij bieden een complete, praktische aanpak vanuit één aanspreekpunt.
Wat wij voor jouw organisatie kunnen doen:
- Een BHV-cursus of herhalingstraining plannen voor het gecombineerde team, op jouw locatie of bij een van onze 22 trainingslocaties door heel Nederland
- Een nieuw BHV-beleidsplan of ontruimingsplan opstellen dat aansluit bij de nieuwe organisatiestructuur
- Een inventarisatie maken van de huidige BHV-situatie van beide organisaties
- Advies geven over het benodigde aantal BHV’ers per locatie en per dienst
- Toegang bieden tot ons Academy-dashboard voor realtime inzicht in certificeringen, vervaldata en trainingsverplichtingen
Met meer dan 30 jaar ervaring en een bewezen aanpak voor zakelijke organisaties in uiteenlopende sectoren staan wij klaar om jouw fusie veiliger te maken. Neem gerust contact met ons op voor een vrijblijvend gesprek, of bekijk ons volledige aanbod op hbosafe.nl.
Veelgestelde vragen
Blijven bestaande BHV-certificaten geldig na een fusie of overname?
Ja, bestaande BHV-certificaten blijven geldig na een fusie of overname, zolang de vervaldatum nog niet is verstreken. Wat wél verandert, zijn de omstandigheden waarop de BHV'er is getraind: nieuwe locaties, andere ontruimingsroutes en gewijzigde procedures vragen om aanvullende instructie of een herhalingstraining. Het is daarom verstandig om alle certificaten opnieuw te beoordelen in de context van de nieuwe organisatie, en zo nodig een opfriscursus in te plannen.
Wat zijn de meest gemaakte fouten bij BHV tijdens een fusietraject?
De meest gemaakte fout is het uitstellen van de BHV-herorganisatie totdat de fusie 'officieel' is afgerond. Hierdoor ontstaat een gevaarlijk gat in de BHV-dekking, terwijl de werkgever op elk moment wettelijk aansprakelijk is. Andere veelgemaakte fouten zijn: geen duidelijke BHV-verantwoordelijke aanwijzen tijdens de overgangsperiode, vergeten dat BHV-dekking per dienst gegarandeerd moet zijn, en het niet updaten van ontruimingsplannen wanneer medewerkers naar een nieuwe locatie verhuizen.
Moeten medewerkers van de overgenomen organisatie opnieuw een BHV-cursus volgen?
Niet per se een volledige basisopleiding, maar een herhalingstraining of aanvullende instructie is in de meeste gevallen wel noodzakelijk. Zeker als de werklocatie, de ontruimingsprocedures of de teamsamenstelling veranderen, moeten BHV'ers vertrouwd zijn met de nieuwe situatie. Een gezamenlijke herhalingstraining voor beide teams is bovendien een uitstekende manier om het nieuwe gecombineerde BHV-team te vormen en een gedeeld kennisniveau te waarborgen.
Hoe snel moet de BHV-organisatie op orde zijn na een fusie of overname?
De BHV-organisatie moet op elk moment op orde zijn, ook tijdens het fusieproces zelf. De Arbowet kent geen overgangsperiode of uitzonderingen voor organisaties in een fusietraject: de werkgever blijft te allen tijde verantwoordelijk voor voldoende en goed opgeleide BHV'ers. Start daarom zo vroeg mogelijk met de inventarisatie en benoem direct een BHV-verantwoordelijke voor de gecombineerde organisatie, zodat er geen moment is waarop de dekking onvoldoende is.
Wat moet ik doen als de twee fuserende organisaties werken met verschillende BHV-procedures en alarmcodes?
Verschillende procedures en alarmcodes moeten zo snel mogelijk worden geüniformeerd, omdat verwarring in een noodsituatie levensgevaarlijk kan zijn. Breng eerst de verschillen in kaart door beide BHV-plannen naast elkaar te leggen, en stel vervolgens één nieuwe standaard vast voor de gecombineerde organisatie. Communiceer de nieuwe procedures actief aan alle medewerkers, niet alleen aan de BHV'ers, en organiseer een gezamenlijke ontruimingsoefening om te toetsen of iedereen de nieuwe werkwijze kent.
Heeft elke vestiging van de nieuwe organisatie een eigen BHV-plan nodig?
Ja, elke afzonderlijke locatie waar medewerkers werkzaam zijn, heeft een eigen locatiespecifiek BHV-plan of ontruimingsplan nodig. De vereisten verschillen per pand, afhankelijk van de bouwkundige situatie, het aantal aanwezige personen en de aard van de activiteiten. Een overkoepelend BHV-beleidsplan voor de gehele organisatie is nuttig voor de kaders en verantwoordelijkheden, maar vervangt de locatiespecifieke ontruimingsplannen niet.
Kan een externe partij de BHV-inventarisatie voor ons uitvoeren?
Ja, een gespecialiseerde BHV-opleider of veiligheidsadviseur kan de inventarisatie van de BHV-situatie van beide organisaties volledig uit handen nemen. Dit is met name waardevol als de interne capaciteit tijdens het fusietraject beperkt is of als er twijfel bestaat over de volledigheid van de eigen beoordeling. Een externe partij brengt niet alleen objectiviteit mee, maar ook kennis van wet- en regelgeving, NEN-normen en best practices die intern mogelijk ontbreken.
Gerelateerde artikelen
- Hoe kies je tussen een online en een fysieke BHV cursus voor je team?
- Wanneer moet een BHV’er na BHV cursus in actie komen?
- Wat kosten BHV certificaten voor een heel team?
- Wat zijn de gevolgen als je BHV plan niet aansluit op de RI&E?
- Kunnen de kosten van BHV training fiscaal worden afgetrokken?
