Wat doe ik als een medewerker niet mee kan doen met de ontruimingsoefening?
Als een medewerker niet mee kan doen met de ontruimingsoefening, hoeft dat geen probleem te zijn — mits je het goed organiseert. De wet verplicht je als werkgever om jaarlijks een ontruimingsoefening te houden, maar schrijft niet voor dat elke medewerker persoonlijk aanwezig moet zijn. Wel ben je verantwoordelijk voor een alternatieve manier om afwezige medewerkers alsnog goed voor te bereiden. In dit artikel beantwoorden we de meest gestelde vragen rondom medewerkers die de ontruimingsoefening missen.
Moet elke medewerker verplicht aanwezig zijn bij een ontruimingsoefening?
Nee, de wet verplicht niet dat elke individuele medewerker bij elke ontruimingsoefening aanwezig is. De Arbowet schrijft voor dat je als werkgever jaarlijks een ontruimingsoefening organiseert en dat medewerkers voldoende zijn voorbereid op een noodsituatie. Of dat via één oefening of meerdere momenten gebeurt, is aan jou als werkgever om in te vullen.
In de praktijk is het vrijwel onmogelijk om alle medewerkers tegelijk aanwezig te hebben. Ziekte, verlof, thuiswerken of een externe afspraak zijn realistische redenen waarom iemand ontbreekt. Wat telt, is dat je als organisatie aantoonbaar moeite doet om iedereen de kennis en vaardigheden bij te brengen die nodig zijn tijdens een ontruiming. Zorg dus niet alleen voor de oefening zelf, maar ook voor een aanwezigheidsregistratie en een plan voor wie er niet bij was.
Wat zijn geldige redenen waarom een medewerker niet mee kan doen?
Er zijn verschillende situaties waarin het redelijk en begrijpelijk is dat een medewerker de ontruimingsoefening mist. Geldige redenen zijn onder andere ziekte, goedgekeurd verlof, een externe vergadering of klantafspraak, thuiswerken op de dag van de oefening, of een tijdelijke afwezigheid zoals zwangerschapsverlof of langdurig ziekteverzuim.
Minder geldige redenen zijn dingen als “ik had het druk” of “ik wist het niet”. Juist daarom is communicatie van tevoren zo belangrijk. Plan de ontruimingsoefening ruim van tevoren in de agenda, informeer alle medewerkers actief en zorg dat leidinggevenden de oefening serieus nemen. Zo beperk je het aantal onnodige afwezigen en maak je duidelijk dat het geen vrijblijvende activiteit is.
Voor medewerkers met een fysieke beperking of mobiliteitsbeperking geldt een aparte overweging. Zij kunnen mogelijk niet volledig meedoen aan de standaard ontruimingsoefening, maar dat betekent niet dat ze buiten de voorbereiding vallen. Bespreek met hen vooraf welke rol zij hebben bij een ontruiming en zorg dat het ontruimingsplan daar rekening mee houdt.
Hoe zorg je ervoor dat afwezige medewerkers toch goed voorbereid zijn?
Medewerkers die de ontruimingsoefening hebben gemist, moeten alsnog de essentiële informatie en vaardigheden krijgen. Dit doe je door een nabespreking te organiseren, de ontruimingsprocedure schriftelijk te delen en eventueel een individuele instructie of een verkorte herhaling in te plannen.
Concrete stappen die je kunt nemen:
- Nabriefing of evaluatiedocument: Deel de uitkomsten van de oefening met alle medewerkers, ook degenen die er niet bij waren. Wat ging goed, wat kan beter, en wat moet iedereen weten?
- Individuele instructie door de BHV’er: Laat een BHV’er de afwezige medewerker persoonlijk bijpraten over de vluchtwegen, verzamelplaats en de rol van de BHV-organisatie.
- Schriftelijke procedure: Zorg dat het ontruimingsplan en de bijbehorende instructies beschikbaar zijn voor alle medewerkers, bij voorkeur digitaal én als fysiek document op de werklocatie.
- Extra oefenmoment: Als meerdere medewerkers afwezig waren, overweeg dan een tweede, kleinschalig oefenmoment in te plannen.
Medewerkers die ook de EHBO-vaardigheden nog niet beheersen, kun je tegelijk bijspijkeren. Een goed voorbereide medewerker is niet alleen bekend met de ontruimingsprocedure, maar weet ook hoe hij of zij collega’s kan helpen bij onwelwording of een ander incident.
Wanneer moet je een extra ontruimingsoefening inplannen?
Een extra ontruimingsoefening is verstandig als een groot deel van de medewerkers de reguliere oefening heeft gemist, als er ingrijpende veranderingen zijn in de organisatie of het gebouw, of als de evaluatie van de vorige oefening uitwees dat de voorbereiding onvoldoende was.
Specifieke situaties die een extra oefening rechtvaardigen:
- Meer dan 20 tot 30 procent van de medewerkers was afwezig bij de jaarlijkse oefening
- Er zijn nieuwe medewerkers in dienst gekomen die nog nooit een ontruimingsoefening hebben meegemaakt
- Het bedrijfspand is verbouwd of de indeling van vluchtwegen is gewijzigd
- Er is een nieuwe BHV-organisatie opgezet of er zijn nieuwe BHV’ers aangesteld
- Er heeft een daadwerkelijk incident plaatsgevonden waarbij de ontruiming niet goed verliep
Een extra oefening hoeft niet altijd even uitgebreid te zijn als de jaarlijkse. Een beknopte loopoefening waarbij medewerkers de vluchtwegen en verzamelplaats doorlopen, kan al voldoende zijn om de kennis op te frissen.
Wat zijn de risico’s als medewerkers de ontruimingsoefening missen?
Als medewerkers de ontruimingsoefening structureel missen zonder alternatieve voorbereiding, loop je als werkgever risico op aansprakelijkheid bij een incident. Wanneer blijkt dat medewerkers niet wisten wat ze moesten doen tijdens een brand of ontruiming, kan de inspectie of een rechter oordelen dat je je zorgplicht hebt verzaakt.
De praktische risico’s zijn even reëel. Een medewerker die de vluchtwegen niet kent, kan in paniek de verkeerde kant op lopen. Iemand die niet weet waar de verzamelplaats is, wordt niet geteld bij de hoofdtelling en kan onnodig worden gemist. En een medewerker die zijn of haar rol als BHV’er niet goed kent, kan in een crisissituatie aarzelen op het moment dat snel handelen cruciaal is.
Naast de veiligheidsrisico’s is er ook een juridisch en financieel risico. De Nederlandse Arbeidsinspectie kan bij een controle of na een incident vragen om bewijs dat de jaarlijkse ontruimingsoefening heeft plaatsgevonden en dat medewerkers adequaat zijn voorbereid. Ontbreekt dat bewijs, dan riskeer je een boete of een aanwijzing om direct maatregelen te treffen.
Wie is verantwoordelijk voor het bijhouden van oefendeelname?
De werkgever is eindverantwoordelijk voor het bijhouden van de oefendeelname. In de praktijk wordt deze taak vaak belegd bij de preventiemedewerker, de HR-afdeling, de facilitaire dienst of de hoofd-BHV’er. Wat telt, is dat er iemand is die het overzicht bewaakt en actie onderneemt als medewerkers ontbreken.
Een goede registratie bevat minimaal de volgende informatie:
- Datum en locatie van de ontruimingsoefening
- Namen van aanwezige medewerkers
- Namen van afwezige medewerkers en de reden van afwezigheid
- Welke vervolgstappen zijn ondernomen voor afwezigen
- Een evaluatieverslag van de oefening
Bewaar deze registratie minimaal een jaar, zodat je bij een inspectie of incident kunt aantonen dat je aan je verplichtingen hebt voldaan. Digitale systemen maken dit een stuk eenvoudiger: je kunt aanwezigheid automatisch registreren en herinneringen insturen naar medewerkers die nog een inhaalmoment nodig hebben.
Hoe HBO Safe helpt met jouw ontruimingsoefening
Een goed georganiseerde ontruimingsoefening vergt voorbereiding, begeleiding en een heldere registratie. Wij ontzorgen MKB-organisaties van begin tot eind: van het opstellen van een compliant ontruimingsplan tot de daadwerkelijke uitvoering van de oefening op jouw locatie.
Wat wij voor jou regelen:
- Begeleiding bij de ontruimingsoefening: Onze trainers komen naar jouw locatie en leiden de oefening professioneel in goede banen
- Evaluatie en rapportage: Na afloop ontvang je een helder evaluatieverslag dat je kunt bewaren als bewijs van naleving
- Advies over afwezige medewerkers: We denken mee over hoe je medewerkers die de oefening misten alsnog goed voorbereidt
- BHV-trainingen en herhalingscursussen: Voor medewerkers die ook hun BHV-certificaat moeten verlengen, bieden we meer dan 220 soorten trainingen aan, door heel Nederland
- Digitaal overzicht via ons Academy-dashboard: Houd altijd inzicht in wie gecertificeerd is, wie een herhalingstraining nodig heeft en wie de ontruimingsoefening nog moet inhalen
Wil je weten hoe HBO Safe jouw organisatie kan ondersteunen? Vraag een vrijblijvende offerte aan en we bespreken samen wat jouw organisatie nodig heeft.
Veelgestelde vragen
Hoe lang van tevoren moet ik medewerkers informeren over een ontruimingsoefening?
Informeer medewerkers minimaal twee tot vier weken van tevoren, zodat zij hun agenda's kunnen vrijhouden en er zo min mogelijk onnodige afwezigheid is. Stuur een officiële uitnodiging via e-mail, vermeld het in teamvergaderingen en zorg dat leidinggevenden het belang ervan benadrukken. Een tijdige aankondiging vermindert niet alleen het aantal afwezigen, maar maakt ook duidelijk dat deelname geen vrijblijvende keuze is.
Mag ik een medewerker verplichten om de gemiste ontruimingsoefening in te halen?
Ja, als werkgever heb je de bevoegdheid — en zelfs de plicht — om medewerkers te verplichten een inhaalmoment te volgen. De Arbowet legt de verantwoordelijkheid voor adequate noodvoorbereiding bij jou als werkgever, en een medewerker die niet is voorbereid vormt een veiligheidsrisico voor zichzelf en collega's. Leg dit beleid bij voorkeur vast in een bedrijfsreglement of protocol, zodat verwachtingen voor iedereen helder zijn.
Wat doe ik als een medewerker structureel weigert deel te nemen aan de ontruimingsoefening?
Begin met een gesprek om de reden van de weigering te achterhalen: soms spelen praktische bezwaren of angsten een rol die je kunt wegnemen. Als de weigering zonder geldige reden aanhoudt, kun je dit beschouwen als het niet naleven van redelijke bedrijfsvoorschriften, wat arbeidsrechtelijke consequenties kan hebben. Documenteer alle stappen zorgvuldig en raadpleeg indien nodig een HR-adviseur of arbeidsrechtjurist.
Hoe ga ik om met thuiswerkers die structureel de ontruimingsoefening missen?
Thuiswerkers vallen ook onder jouw zorgplicht als werkgever, zeker als zij regelmatig op kantoor werken of klanten ontvangen. Plan de ontruimingsoefening op een dag waarop de meeste thuiswerkers aanwezig zijn, of organiseer een apart moment voor deze groep. Zorg er daarnaast voor dat ook thuiswerkers toegang hebben tot het ontruimingsplan en de procedures, en overweeg een digitale instructie of video-walkthrough van de vluchtwegen en verzamelplaats aan te bieden.
Welke documenten moet ik bewaren als bewijs dat ik aan mijn wettelijke verplichting heb voldaan?
Bewaar minimaal een aanwezigheidsregistratie met namen van aanwezige én afwezige medewerkers, de datum en locatie van de oefening, en een evaluatieverslag. Voeg hier ook de vervolgstappen voor afwezige medewerkers aan toe, zoals bevestigingen van individuele instructies of inhaalmomenten. Digitale systemen zoals het Academy-dashboard van HBO Safe maken het eenvoudig om al deze documentatie gestructureerd en direct opvraagbaar te bewaren.
Moet ik ook een ontruimingsoefening houden voor medewerkers die op een andere locatie werken dan het hoofdkantoor?
Ja, de Arbowet geldt voor iedere werklocatie waar medewerkers structureel werken, niet alleen voor het hoofdkantoor. Elke locatie heeft zijn eigen vluchtwegen, verzamelplaats en BHV-organisatie, waardoor een locatiespecifieke oefening noodzakelijk is. Zorg dus dat ook nevenvestigingen, magazijnen of andere werklocaties jaarlijks een eigen oefening houden en dat de registratie per locatie wordt bijgehouden.
Hoe maak ik de ontruimingsoefening toegankelijk voor medewerkers met een fysieke beperking?
Stel vooraf een persoonlijk ontruimingsplan (POP) op voor medewerkers die niet zelfstandig kunnen vluchten, in overleg met de medewerker zelf en de bedrijfsarts indien nodig. Wijs specifieke BHV'ers aan die verantwoordelijk zijn voor de begeleiding van deze collega's tijdens een ontruiming, en oefen dit scenario ook daadwerkelijk. Zorg dat het algemene ontruimingsplan van jouw organisatie deze individuele afspraken expliciet vermeld, zodat er in een echte noodsituatie geen onduidelijkheid bestaat.
Gerelateerde artikelen
- Welke aansprakelijkheid heb je als BHV certificaat houder?
- Wat moet je als werkgever regelen vóór de BHV training?
- Wat houdt een BHV training precies in?
- Welke soorten noodsituaties behandelt een BHV cursus?
- Wat zijn de administratieve verplichtingen voor BHV cursus coördinatoren?
