Hoe houd je bij wanneer BHV certificaten verlopen?

Het bijhouden van BHV-certificaten doe je het beste met een systematisch registratiesysteem dat verloopdatums automatisch bewaakt. Een BHV-certificaat blijft drie jaar geldig, waarna je een herhalingstraining moet volgen. Je kunt dit beheren via spreadsheets, digitale platforms of professionele systemen die automatische herinneringen sturen. Dit helpt je om tijdig te plannen en aan wettelijke verplichtingen te voldoen.

Hoe lang blijft een BHV-certificaat geldig?

Een BHV-certificaat blijft drie jaar geldig vanaf de datum waarop je de training hebt afgerond. Deze standaardgeldigheidsduur geldt voor alle basis-BHV-trainingen en is vastgelegd in de Nederlandse wetgeving rond bedrijfshulpverlening.

Na drie jaar moet je een herhalingstraining volgen om je certificaat te vernieuwen. Deze herhalingscursus duurt meestal korter dan de oorspronkelijke training, omdat je al basiskennis hebt. De wet vereist dat bedrijven altijd voldoende opgeleide BHV’ers hebben, dus je moet ervoor zorgen dat certificaten niet verlopen.

Verschillende soorten BHV-trainingen hebben dezelfde geldigheidsduur van drie jaar. Dit geldt voor standaard BHV, BHV-plus en gespecialiseerde varianten. Ook combinatietrainingen, zoals BHV met EHBO, behouden deze driejarige cyclus, hoewel sommige onderdelen andere vernieuwingsperiodes kunnen hebben.

Let erop dat je certificaat precies drie jaar na de trainingsdatum verloopt, niet aan het einde van dat jaar. Als je bijvoorbeeld op 15 maart 2021 je training hebt gevolgd, verloopt je certificaat op 15 maart 2024.

Welke systemen helpen je om BHV-verloopdatums bij te houden?

Een digitaal registratiesysteem is de meest betrouwbare manier om BHV-verloopdatums bij te houden. Je kunt kiezen uit verschillende opties, van eenvoudige spreadsheets tot geavanceerde platforms die automatische herinneringen versturen.

Een Excel-spreadsheet is de eenvoudigste oplossing. Maak kolommen voor naam, trainingsdatum, verloopdatum en status. Gebruik voorwaardelijke opmaak om certificaten die binnenkort verlopen rood te markeren. Stel herinneringen in je agenda in voor zes maanden en drie maanden vóór de verloopdatum.

Digitale HR-systemen bieden meer functionaliteit. Veel bedrijven gebruiken platforms die automatisch e-mails sturen wanneer certificaten bijna verlopen. Deze systemen kunnen ook rapporten genereren over de certificaatstatus van je hele team.

Gespecialiseerde veiligheidssoftware gaat nog een stap verder. Deze platforms koppelen certificaatbeheer aan trainingsplanning en kunnen direct nieuwe cursussen inplannen. Ze houden ook bij welke medewerkers welke specifieke BHV-rollen hebben binnen je organisatie.

Voor kleinere bedrijven kan een eenvoudige kalenderapp met herinneringen ook werken. Voer alle verloopdatums in en stel waarschuwingen in op verschillende momenten vooraf.

Wat gebeurt er als een BHV-certificaat is verlopen?

Een verlopen BHV-certificaat betekent dat je medewerker officieel niet meer bevoegd is om als bedrijfshulpverlener op te treden. Dit kan juridische en praktische gevolgen hebben voor je bedrijf, vooral bij incidenten of inspecties.

Juridisch gezien ben je als werkgever verplicht om voldoende opgeleide BHV’ers te hebben. Als certificaten verlopen zijn en je te weinig geldige BHV’ers hebt, overtreed je de Arbeidsomstandighedenwet. Dit kan leiden tot boetes bij controles door de Inspectie SZW.

Bij een calamiteit waarbij een medewerker met een verlopen certificaat hulp verleent, kunnen er verzekeringstechnische problemen ontstaan. Hoewel de persoon nog steeds kennis heeft, is de formele bevoegdheid weggevallen. Dit kan invloed hebben op aansprakelijkheidskwesties.

Praktisch gezien moet je snel handelen als certificaten zijn verlopen. Plan direct nieuwe trainingen in en zorg voor tijdelijke dekking door medewerkers met geldige certificaten. Sommige trainingsorganisaties bieden spoedcursussen aan voor urgente situaties.

Documenteer altijd wanneer certificaten verlopen en welke stappen je onderneemt. Dit toont aan dat je proactief handelt en kan helpen bij eventuele discussies met toezichthouders of verzekeraars.

Hoe plan je BHV-herhalingstrainingen op tijd?

Begin met het plannen van herhalingstrainingen minstens zes maanden voordat certificaten verlopen. Dit geeft je voldoende tijd om data te coördineren, trainers te boeken en eventuele uitval op te vangen zonder stress.

Maak een jaarplanning waarin je alle verloopdatums overzichtelijk weergeeft. Groepeer medewerkers met certificaten die rond dezelfde tijd verlopen, zodat je efficiënt groepstrainingen kunt organiseren. Dit bespaart kosten en tijd.

Houd rekening met vakantieperiodes, drukke bedrijfsperiodes en andere factoren die de beschikbaarheid van medewerkers beïnvloeden. Plan trainingen bij voorkeur in rustigere periodes, wanneer mensen makkelijker tijd kunnen vrijmaken.

Communiceer tijdig met je team over geplande herhalingstrainingen. Stuur uitnodigingen minstens vier weken van tevoren en vraag om bevestiging. Houd een wachtlijst bij voor het geval iemand op het laatste moment afzegt.

Bouw een buffer in je planning. Als een training niet doorgaat of iemand ziek wordt, heb je nog tijd voor een vervangende oplossing. Plan herhalingstrainingen daarom bij voorkeur twee tot drie maanden vóór de werkelijke verloopdatum.

Waarom kies je voor professionele ondersteuning bij BHV-certificaatbeheer?

Professionele ondersteuning bij BHV-certificaatbeheer neemt de administratieve last van je schouders en zorgt ervoor dat je nooit meer certificaten over het hoofd ziet. Een ervaren trainingspartner heeft systemen en expertise om dit proces volledig te automatiseren.

Wij bieden via ons Academy-dashboard een compleet overzicht van alle certificaten binnen je organisatie. Het systeem stuurt automatisch herinneringen wanneer herhalingstrainingen nodig zijn en kan direct nieuwe cursussen inplannen. Je ziet in één oogopslag wie wanneer training nodig heeft.

Door samen te werken met een vaste trainingspartner krijg je prioriteit bij het inplannen van BHV-cursussen en kun je rekenen op flexibiliteit bij wijzigingen. We kennen je organisatie en kunnen snel schakelen als er onverwachte situaties ontstaan.

Ons systeem houdt niet alleen verloopdatums bij, maar ook welke specifieke trainingen medewerkers hebben gevolgd en welke rollen ze binnen je BHV-organisatie hebben. Dit geeft je volledig inzicht in je veiligheidsstatus en helpt bij het nemen van strategische beslissingen.

Het voordeel van professionele ondersteuning is dat je altijd compliant blijft, zonder dat je er zelf tijd in hoeft te steken. Je kunt je focussen op je kernactiviteiten, terwijl wij ervoor zorgen dat je veiligheidsverplichtingen perfect geregeld zijn. Voor meer informatie over hoe wij dit voor jouw organisatie kunnen regelen, kun je altijd contact met ons opnemen.

wpseoai

See Full Bio