Hoe pas je je BHV plan aan na een bedrijfsverhuizing?
Een bedrijfsverhuizing is een spannende stap, maar brengt ook een flinke administratieve en organisatorische to-dolijst met zich mee. Eén onderdeel dat bedrijven regelmatig over het hoofd zien, is het aanpassen van het BHV-plan. Toch is dit een wettelijke verplichting die direct na de verhuizing opgepakt moet worden.
In dit artikel beantwoorden we de meest gestelde vragen over het aanpassen van je BHV-beleidsplan na een verhuizing. Of je nu een kleine kantoorruimte betrekt of een groot bedrijfspand, de stappen die je moet zetten zijn grotendeels hetzelfde. We nemen je er stap voor stap in mee.
Waarom moet je je BHV-plan aanpassen na een verhuizing?
Na een bedrijfsverhuizing ben je wettelijk verplicht om je BHV-plan aan te passen, omdat elk pand unieke veiligheidsrisico’s, vluchtroutes en bouwkundige kenmerken heeft. Een BHV-plan is altijd locatiegebonden. Het oude plan geldt niet meer voor de nieuwe situatie en mag dus niet worden meegenomen zonder grondige herziening.
De Arbowet verplicht werkgevers om te zorgen voor een veilige werkomgeving. Dat betekent onder meer dat er voldoende opgeleide BHV’ers aanwezig zijn die de specifieke situatie van het pand kennen. Een BHV’er die getraind is op de oude locatie, weet niet automatisch waar de nooduitgangen, brandblussers of AED’s in het nieuwe pand hangen. Dat verschil kan in een noodsituatie levens kosten.
Daarnaast veranderen bij een verhuizing vaak ook het aantal medewerkers, de indeling van werkruimtes en de risicoprofielen. Al deze factoren hebben directe invloed op de inhoud van je BHV-beleidsplan en de organisatie eromheen.
Wat verandert er precies in je BHV-organisatie bij een verhuizing?
Bij een verhuizing veranderen de fysieke omgeving, vluchtroutes, risicoprofielen en soms ook de samenstelling van het BHV-team. Dit zijn precies de elementen waarop je BHV-organisatie is gebaseerd. Alles wat pand-specifiek is, moet opnieuw worden beoordeeld en vastgelegd.
Concreet gaat het om de volgende veranderingen:
- De indeling van het pand, inclusief verdiepingen, ruimtes en afgesloten zones
- De locaties van nooduitgangen, vluchtrouteaanduidingen en verzamelpunten
- De plaatsing van brandblussers, AED’s en EHBO-koffers
- Eventuele nieuwe risico’s, zoals een magazijn, laaddock of gevaarlijke stoffen
- De bezetting per verdieping of afdeling en de bijbehorende BHV-dekking
Naast de fysieke aspecten kan ook de samenstelling van je BHV-team veranderen. Sommige medewerkers wonen dichter bij de oude locatie en kiezen er misschien voor om hun functie neer te leggen. Anderen nemen juist nieuwe verantwoordelijkheden op zich. Het is verstandig om dit vroegtijdig in kaart te brengen, zodat je weet of je voldoende BHV’ers hebt voor de nieuwe situatie.
Hoe stel je een nieuw ontruimingsplan op voor je nieuwe pand?
Een nieuw ontruimingsplan stel je op door systematisch de nieuwe locatie in kaart te brengen: bepaal de vluchtroutes, wijs verzamelpunten aan, leg de taken van BHV’ers vast en zorg dat het plan voldoet aan de NEN 8112-norm voor ontruimingsplannen. Het plan moet altijd aansluiten op de specifieke bouwkundige en functionele kenmerken van het pand.
Stap voor stap naar een geldig ontruimingsplan
Begin met een grondige rondgang door het nieuwe pand, bij voorkeur samen met een veiligheidsdeskundige of de BHV-coördinator. Breng alle nooduitgangen, trappenhuizen, brandwerende deuren en risicozones in kaart. Bepaal daarna logische vluchtroutes voor elke ruimte en stel duidelijke verzamelpunten vast buiten het gebouw.
Vervolgens leg je de taakverdeling vast: wie is het eerste aanspreekpunt bij een ontruiming, wie belt 112, wie controleert de ruimtes en wie begeleidt bezoekers of mensen met een beperking? Al deze taken moeten beschreven zijn in het ontruimingsplan en bekend zijn bij alle BHV’ers.
Oefenen is verplicht
Een ontruimingsplan op papier is niet genoeg. De Arbowet schrijft voor dat ontruimingsoefeningen periodiek worden gehouden. Na een verhuizing is het uitvoeren van een ontruimingsoefening extra belangrijk, omdat medewerkers de nieuwe omgeving nog niet goed kennen. Plan deze oefening in binnen de eerste maanden na de verhuizing.
Hoeveel BHV’ers heb je nodig op je nieuwe locatie?
Het benodigde aantal BHV’ers op je nieuwe locatie hangt af van het aantal medewerkers, de grootte van het pand, het risicoprofiel van de werkzaamheden en de werktijden. De Arbowet schrijft geen vast aantal voor, maar stelt wel dat er altijd voldoende BHV’ers aanwezig moeten zijn om adequaat op te treden bij een incident.
Als vuistregel hanteren veel organisaties één BHV’er per 50 medewerkers, maar dit is geen wettelijke norm. In de praktijk spelen meerdere factoren een rol:
- Werkt je organisatie in ploegendiensten? Dan heb je per dienst voldoende BHV’ers nodig.
- Heeft het pand meerdere verdiepingen? Zorg dan voor dekking op elke verdieping.
- Zijn er verhoogde risico’s, zoals een productieomgeving of opslag van gevaarlijke stoffen? Dan is een hogere bezetting noodzakelijk.
- Houd rekening met vakantie en ziekte: een buffer van extra opgeleide BHV’ers is verstandig.
Laat de benodigde BHV-bezetting altijd vastleggen in je BHV-beleidsplan, zodat je bij een controle van de Arbeidsinspectie kunt aantonen dat je weloverwogen keuzes hebt gemaakt.
Wanneer moeten BHV’ers een herhalingstraining doen na een verhuizing?
BHV’ers moeten bij voorkeur direct na een verhuizing een locatiespecifieke introductie of herhalingstraining volgen, zodat zij de nieuwe omgeving kennen. Hoewel de reguliere BHV-herhalingscursus jaarlijks verplicht is, maakt een verhuizing een extra moment van oefening en instructie noodzakelijk.
Een reguliere BHV-training of herhalingstraining richt zich op het bijhouden van vaardigheden zoals reanimatie, gebruik van de AED en brandbestrijding. Maar bij een verhuizing gaat het ook om locatiekennis: het kennen van de vluchtwegen, de ligging van blusmiddelen en de specifieke risico’s van het nieuwe pand. Dit valt buiten de standaard herhalingstraining en moet apart worden georganiseerd.
Praktisch gezien kun je dit aanpakken met een interne BHV-introductiesessie in het nieuwe pand, waarbij je alle BHV’ers door het gebouw leidt en de ontruimingsprocedures doorneemt. Combineer dit met de eerstvolgende geplande ontruimingsoefening voor maximaal effect. Staat de jaarlijkse herhalingstraining sowieso gepland? Dan is het slim om die te laten aansluiten op de verhuizing.
Wat zijn de meest gemaakte fouten bij het aanpassen van een BHV-plan?
De meest gemaakte fouten bij het aanpassen van een BHV-plan na een verhuizing zijn: te laat beginnen, het oude plan simpelweg kopiëren, onvoldoende BHV-bezetting op de nieuwe locatie regelen en vergeten om medewerkers te informeren over de nieuwe procedures. Al deze fouten verhogen het risico bij een incident aanzienlijk.
Hieronder de fouten die we het vaakst zien:
- Het oude ontruimingsplan meenemen zonder aanpassing. Elk pand is anders. Vluchtroutes, verzamelpunten en risico’s zijn locatiegebonden en moeten opnieuw worden vastgesteld.
- Te laat starten met de aanpassing. Het BHV-plan moet op de eerste werkdag in het nieuwe pand al geldig zijn. Begin dus ruim voor de verhuizing.
- Vergeten dat het aantal BHV’ers opnieuw moet worden berekend. Een nieuwe locatie kan een andere bezetting vragen, zeker als het pand groter is of meerdere verdiepingen heeft.
- Medewerkers niet informeren. Alle medewerkers moeten weten waar de nooduitgangen zijn, waar het verzamelpunt is en wie de BHV’ers zijn. Dit is een basisverplichting.
- Geen ontruimingsoefening plannen. Zonder oefening weten medewerkers niet hoe ze moeten handelen. Plan dit in de eerste maanden na de verhuizing.
Een goed BHV-beleidsplan is niet alleen een wettelijke formaliteit; het is een praktisch document dat levens kan redden. Neem er dus de tijd voor en schakel indien nodig externe expertise in.
Hoe HBO Safe helpt met het aanpassen van je BHV-plan na een verhuizing
Een verhuizing is al druk genoeg. Wij nemen het aanpassen van je BHV-organisatie graag van je over, zodat je met een gerust hart je nieuwe locatie betrekt. Vanuit onze jarenlange ervaring in veiligheidstrainingen en advies bieden we een compleet pakket aan dat precies aansluit op jouw situatie.
Wat wij voor je kunnen doen:
- Opstellen of herzien van een BHV-beleidsplan dat voldoet aan de Arbowet en NEN-normen
- Maken van een professioneel ontruimingsplan voor je nieuwe pand
- Verzorgen van een BHV-cursus of herhalingstraining voor je BHV’ers op locatie of op een van onze 22 trainingslocaties in Nederland
- Advies over de benodigde BHV-bezetting op basis van je pand en risicoanalyse
- Ondersteuning bij het plannen en uitvoeren van ontruimingsoefeningen
Wil je weten wat wij precies voor jouw organisatie kunnen betekenen? Bekijk ons volledige aanbod aan BHV-trainingen of neem een kijkje op onze website voor meer informatie over onze diensten. Je kunt ook direct contact met ons opnemen voor een vrijblijvend adviesgesprek. Liever eerst zien wat we aanbieden? Bekijk dan ons volledige trainingsoverzicht en ontdek welke oplossing het beste bij jouw organisatie past.
Veelgestelde vragen
Moet ik mijn BHV-plan ook aanpassen als ik tijdelijk naar een andere locatie verhuis?
Ja, ook bij een tijdelijke verhuizing — bijvoorbeeld tijdens een verbouwing — ben je verplicht om een geldig BHV-plan te hebben dat aansluit op de tijdelijke locatie. De Arbowet maakt geen onderscheid tussen een permanente en tijdelijke situatie: zolang medewerkers op een locatie werken, moet de BHV-organisatie daar op ingericht zijn. Maak in dat geval een vereenvoudigd maar volledig geldig plan voor de tijdelijke periode en zorg dat alle medewerkers hiervan op de hoogte zijn.
Hoe vroeg voor de verhuizing moet ik beginnen met het aanpassen van mijn BHV-plan?
Het is verstandig om minimaal vier tot zes weken voor de verhuizing te beginnen met de voorbereiding van je nieuwe BHV-plan. Zo heb je voldoende tijd om het nieuwe pand in kaart te brengen, het ontruimingsplan op te stellen, eventuele nieuwe BHV'ers op te leiden en alle medewerkers te informeren. Op de eerste werkdag in het nieuwe pand moet alles al geregeld zijn — niet daarna.
Wat als sommige BHV'ers na de verhuizing niet meer beschikbaar zijn? Hoe los ik dat snel op?
Breng zo vroeg mogelijk in kaart welke BHV'ers na de verhuizing beschikbaar blijven. Als er een tekort dreigt, kun je nieuwe medewerkers aanmelden voor een BHV-basistraining of bestaande medewerkers vragen om de rol op zich te nemen. Houd er rekening mee dat een BHV-basisopleiding doorgaans één tot twee dagen duurt en ruim voor de verhuizing ingepland moet worden. Externe aanbieders zoals HBOsafe kunnen trainingen ook op locatie verzorgen, wat tijd bespaart.
Is mijn huidige ontruimingsplan nog geldig als het pand qua grootte vergelijkbaar is met de vorige locatie?
Nee, een ontruimingsplan is altijd locatiegebonden en kan nooit één-op-één worden overgenomen, zelfs niet als het nieuwe pand vergelijkbaar van omvang is. Vluchtroutes, verzamelpunten, de ligging van nooduitgangen en specifieke risico's zijn per pand uniek. Het overnemen van een oud ontruimingsplan zonder aanpassing is een veelgemaakte fout die bij een incident of inspectie direct problemen oplevert.
Wie is er verantwoordelijk voor het aanpassen van het BHV-plan: de werkgever, de BHV-coördinator of een externe partij?
De eindverantwoordelijkheid ligt altijd bij de werkgever. Die kan de uitvoering delegeren aan een interne BHV-coördinator of een externe veiligheidsadviseur, maar blijft zelf juridisch aansprakelijk voor een correct en actueel BHV-beleidsplan. Het inschakelen van een externe partij is zeker aan te raden als de interne kennis of capaciteit ontbreekt, maar zorg altijd dat de werkgever het plan goedkeurt en ondertekent.
Moet ik de Arbeidsinspectie of gemeente informeren over mijn verhuizing in verband met het BHV-plan?
Je bent niet verplicht om de Arbeidsinspectie proactief te informeren over je verhuizing, maar je moet wel altijd kunnen aantonen dat je BHV-organisatie op orde is. Bij een inspectie moet je een actueel BHV-beleidsplan en ontruimingsplan kunnen overleggen dat geldt voor de huidige locatie. Afhankelijk van het type pand en de gemeente kan het ook nodig zijn om een gebruiksmelding of omgevingsvergunning aan te vragen — informeer hier tijdig naar bij je gemeente.
Hoe informeer ik alle medewerkers snel en effectief over de nieuwe BHV-procedures?
Organiseer bij voorkeur een korte introductiepresentatie of rondleiding voor alle medewerkers in de eerste week na de verhuizing, waarbij je de nooduitgangen, verzamelpunten en BHV'ers van de nieuwe locatie introduceert. Hang daarnaast duidelijke ontruimingsplattegronden op in het gebouw en stuur een digitale samenvatting van de procedures naar alle medewerkers. Vergeet ook bezoekers en vaste leveranciers niet: ook zij moeten bij een bezoek weten hoe te handelen bij een noodsituatie.
Gerelateerde artikelen
- Wat zijn de meest gemaakte fouten in een ontruimingsplan?
- Zijn BHV certificaten en VCA certificaten hetzelfde?
- Hoe kies je een betrouwbare aanbieder voor BHV training?
- Wat is het verschil tussen BHV cursus en brandwacht opleiding?
- Kan je een BHV cursus opnieuw doen als je gezakt bent?
