Hoe stel je een BHV plan op voor een nieuw bedrijfspand?

Een nieuw bedrijfspand is een spannende stap, maar het brengt ook directe veiligheidsverplichtingen met zich mee. Nog voordat de eerste medewerker door de deur stapt, moet je nadenken over noodprocedures, vluchtwegen en de organisatie van de bedrijfshulpverlening. Een goed doordacht BHV-plan vormt de basis van een veilige werkomgeving en zorgt ervoor dat iedereen weet wat te doen bij een incident.

Of je nu een facilitair manager bent die een nieuw pand inricht of een veiligheidscoördinator die de arboverplichtingen op orde wil brengen, dit artikel geeft je een praktisch overzicht van alles wat je moet weten over het opstellen van een BHV-plan. Van de wettelijke verplichtingen tot de concrete stappen en het verschil met een ontruimingsplan.

Wat is een BHV-plan en waarom is het verplicht?

Een BHV-plan, ook wel BHV-beleidsplan genoemd, is een document waarin een organisatie vastlegt hoe zij de bedrijfshulpverlening organiseert. Het beschrijft wie de BHV’ers zijn, wat hun taken zijn, welke middelen beschikbaar zijn en hoe er gehandeld wordt bij brand, een medisch incident of een andere noodsituatie. Het opstellen van dit plan is wettelijk verplicht op grond van de Arbowet.

Artikel 15 van de Arbowet verplicht iedere werkgever om bedrijfshulpverlening te organiseren. Dit betekent dat je als werkgever niet alleen BHV’ers moet aanwijzen en opleiden, maar ook moet vastleggen hoe de hulpverlening in de praktijk is georganiseerd. Een nieuw bedrijfspand vormt hierop geen uitzondering. Zodra medewerkers in het pand werken, geldt de verplichting.

Het BHV-plan is bovendien geen eenmalig document. Het is een levend beleidsstuk dat aansluit bij de specifieke risico’s van jouw organisatie, de indeling van het pand en het aantal aanwezige personen. Een goed plan verhoogt niet alleen de veiligheid, maar toont ook aan de Nederlandse Arbeidsinspectie dat je als werkgever je verantwoordelijkheid serieus neemt.

Welke onderdelen moet een BHV-plan bevatten?

Een volledig BHV-plan bevat minimaal de volgende onderdelen: de organisatie van de BHV, de taken en bevoegdheden van BHV’ers, de benodigde middelen, alarmerings- en ontruimingsprocedures en een overzicht van de risico’s in het pand. Samen vormen deze onderdelen een werkbaar kader voor noodsituaties.

In de praktijk bestaat een goed BHV-beleidsplan uit meerdere concrete elementen. Hieronder vind je een overzicht van de onderdelen die niet mogen ontbreken:

Doelstelling en scope: wat het plan beoogt en voor welk pand of welke locatie het geldt
Risico-inventarisatie: welke gevaren aanwezig zijn in het pand, zoals brandrisico’s, gevaarlijke stoffen of specifieke werkzaamheden
BHV-organisatie: namen, functies en contactgegevens van alle aangewezen BHV’ers en de BHV-coördinator
Taken en verantwoordelijkheden: een heldere beschrijving van wat elke BHV’er doet bij een incident
Alarmering en communicatie: hoe een alarm wordt gegeven, wie de hulpdiensten belt en hoe intern wordt gecommuniceerd
Ontruimingsprocedure: de stappen die worden gevolgd bij een volledige ontruiming van het pand
Beschikbare middelen: locaties van brandblussers, AED’s, EHBO-koffers en noodverlichting
Oefeningen en evaluatie: hoe vaak BHV-oefeningen worden gehouden en hoe deze worden geëvalueerd

Hoe uitgebreider en specifieker het plan aansluit bij de werkelijke situatie in het pand, hoe effectiever het is. Een generiek plan dat niet is afgestemd op de indeling of de risico’s van jouw specifieke locatie biedt in de praktijk weinig houvast.

Hoeveel BHV’ers zijn verplicht voor een nieuw pand?

De Arbowet schrijft geen exact aantal BHV’ers voor, maar stelt dat er altijd voldoende hulpverleners aanwezig moeten zijn om adequaat te kunnen optreden. In de praktijk hangt het vereiste aantal af van het aantal aanwezige personen, de risico’s in het pand en de openingstijden of werktijden van de organisatie.

Als vuistregel hanteren veel organisaties en arboadviseurs de volgende uitgangspunten:

Bij een kantooromgeving met beperkte risico’s: minimaal 1 BHV’er per 50 medewerkers
Bij hogere risico’s, zoals productieomgevingen of zorglocaties: een hogere bezettingsgraad
Op elk moment van de dag dat het pand bezet is, moet er minimaal één gecertificeerde BHV’er aanwezig zijn

Voor een nieuw pand is het verstandig om bij de bepaling van het aantal BHV’ers rekening te houden met ziekte, verlof en wisselende roosters. Een te krap opgezette BHV-organisatie leidt er snel toe dat er momenten zijn waarop niemand met een geldig certificaat aanwezig is. Bouw daarom altijd een buffer in van minimaal twee of drie extra gecertificeerde medewerkers boven op het minimum.

Hoe stel je stap voor stap een BHV-plan op?

Een BHV-plan stel je op door eerst de risico’s van het pand in kaart te brengen, vervolgens de BHV-organisatie te bepalen, procedures te beschrijven en het plan te laten toetsen. Dit proces doorloop je bij voorkeur al vóór de ingebruikname van het nieuwe pand, zodat alles op de eerste werkdag geregeld is.

Stap 1: Breng de risico’s in kaart

Begin met een risico-inventarisatie en -evaluatie (RI&E) voor het nieuwe pand. Kijk naar brandrisico’s, de aanwezigheid van gevaarlijke stoffen, de indeling van verdiepingen, vluchtwegen en de maximale bezetting. Deze inventarisatie vormt de basis voor alle keuzes die je daarna maakt.

Stap 2: Bepaal de BHV-organisatie

Stel vast hoeveel BHV’ers je nodig hebt en welke medewerkers je wilt aanwijzen. Zorg ervoor dat deze medewerkers beschikken over een geldige BHV-training of plan een BHV-cursus in vóór de ingebruikname van het pand. Wijs ook een BHV-coördinator aan die de eindverantwoordelijkheid draagt.

Stap 3: Beschrijf de procedures

Leg per type incident vast welke stappen worden gezet. Denk aan brand, een medisch noodgeval, een ontruiming of een bommelding. Houd de procedures kort en praktisch, zodat BHV’ers er in een stressvolle situatie direct mee uit de voeten kunnen.

Stap 4: Inventariseer de middelen

Controleer welke veiligheidsmiddelen aanwezig zijn in het pand en leg de locaties vast in het plan. Denk aan brandblussers, AED’s, noodverlichting en EHBO-koffers. Zorg dat deze middelen zijn goedgekeurd en up-to-date zijn.

Stap 5: Toets en communiceer het plan

Laat het BHV-beleidsplan beoordelen door een arbodeskundige of veiligheidsadviseur. Communiceer het plan vervolgens actief naar alle medewerkers. Een plan dat in een la verdwijnt, biedt geen bescherming. Plan ook direct een eerste BHV-oefening in om te testen of de procedures werken.

Wat is het verschil tussen een BHV-plan en een ontruimingsplan?

Een BHV-plan en een ontruimingsplan zijn niet hetzelfde. Het BHV-plan is het overkoepelende beleidsdocument dat de volledige organisatie van de bedrijfshulpverlening beschrijft. Het ontruimingsplan is een specifiek onderdeel of bijlage daarvan, gericht op de procedures bij een volledige evacuatie van het pand.

Het ontruimingsplan richt zich op de praktische uitvoering van een ontruiming: welke vluchtwegen worden gebruikt, wie begeleidt welke verdieping, waar is het verzamelpunt en wie controleert of iedereen veilig buiten is. Dit plan wordt vaak visueel ondersteund door plattegronden die in het pand zijn opgehangen.

Het BHV-plan is breder en bevat naast de ontruimingsprocedure ook afspraken over medische noodgevallen, brandbestrijding, communicatie met de hulpdiensten en de opleiding van BHV’ers. Je kunt het ontruimingsplan zien als een gedetailleerde uitwerking van één scenario binnen het grotere BHV-beleidsplan. Beide documenten zijn noodzakelijk en vullen elkaar aan.

Wanneer moet je het BHV-plan herzien of updaten?

Een BHV-plan moet je herzien zodra er relevante wijzigingen plaatsvinden in de organisatie, het pand of de risico’s. Denk aan een verbouwing, een toename van het aantal medewerkers, een wijziging in de bedrijfsactiviteiten of een wisseling van BHV’ers. Daarnaast is een jaarlijkse evaluatie een goede standaardpraktijk.

Concrete aanleidingen voor een herziening zijn onder andere:

Wijziging van de plattegrond of indeling van het pand
Aanschaf van nieuwe machines of introductie van gevaarlijke stoffen
Vertrek of langdurige afwezigheid van gecertificeerde BHV’ers
Verandering in het aantal medewerkers of bezoekers
Evaluatie na een BHV-oefening of een daadwerkelijk incident
Wijzigingen in wet- en regelgeving of NEN-normen

Een verouderd BHV-plan is niet alleen een risico voor de veiligheid, maar kan bij een inspectie door de Nederlandse Arbeidsinspectie ook leiden tot een boete of een aanwijzing. Behandel het plan daarom als een dynamisch document en wijs iemand aan die verantwoordelijk is voor het bijhouden ervan.

Hoe HBO Safe helpt met het opstellen van jouw BHV-plan

Bij HBO Safe begrijpen we dat het opstellen van een volledig en werkbaar BHV-beleidsplan veel tijd en kennis vraagt, zeker bij de inrichting van een nieuw bedrijfspand. Wij ontzorgen organisaties van A tot Z, zodat jij je kunt richten op de kern van je werk.

Dit is wat wij voor jou kunnen betekenen:

BHV-cursus en BHV-training: Wij verzorgen gecertificeerde BHV-cursussen op onze 22 trainingslocaties door heel Nederland of op locatie bij jou in het pand
BHV-beleidsplan op maat: Onze adviseurs stellen samen met jou een volledig BHV-beleidsplan op dat aansluit bij de specifieke risico’s en indeling van jouw pand
Ontruimingsplannen volgens NEN-normen: Wij leveren professionele ontruimingsplannen inclusief plattegronden die voldoen aan alle wettelijke eisen
Veiligheidsmaterialen: Via ons zusterbedrijf BrandveiligNL regelen wij ook de aanschaf, plaatsing en het onderhoud van brandblussers, AED’s en noodverlichting
Academy-dashboard: Via ons digitale platform houd je realtime inzicht in de veiligheidsstatus, geldige certificaten en aankomende verplichtingen van je organisatie

Of je nu een volledig nieuw veiligheidsbeleid wilt opzetten of bestaande documenten wilt laten toetsen: wij denken graag met je mee. Bekijk ons volledige trainingsaanbod, lees meer over onze aanpak op hbosafe.nl of neem direct contact met ons op voor een vrijblijvend adviesgesprek.

Veelgestelde vragen

Kan ik een BHV-plan zelf opstellen of heb ik daar een specialist voor nodig?

Je kunt een BHV-plan in principe zelf opstellen, maar in de praktijk ontbreekt het veel organisaties aan de benodigde kennis van wet- en regelgeving, NEN-normen en risico-inventarisatie. Een zelf opgesteld plan bevat vaak hiaten die pas bij een inspectie of incident aan het licht komen. Het inschakelen van een arbodeskundige of veiligheidsadviseur zorgt ervoor dat het plan volledig, juridisch correct en praktisch toepasbaar is — zeker bij een nieuw bedrijfspand met nog onbekende risico's.

Wat zijn de gevolgen als ik bij een inspectie geen geldig BHV-plan kan overleggen?

De Nederlandse Arbeidsinspectie kan bij een controle een officiële aanwijzing geven, een eis tot naleving opleggen of een boete uitschrijven als je geen aantoonbaar BHV-beleid hebt. In ernstige gevallen, of bij herhaling, kan dit leiden tot een tijdelijke stillegging van werkzaamheden. Bovendien ben je als werkgever aansprakelijk als er bij een incident schade of letsel ontstaat doordat de BHV-organisatie niet op orde was.

Hoe lang is een BHV-certificaat geldig en wanneer moeten mijn BHV'ers een herhalingscursus volgen?

Een BHV-certificaat is doorgaans één jaar geldig. Na dat jaar dienen BHV'ers een herhalingstraining (ook wel bijscholing of retraining genoemd) te volgen om hun kennis en vaardigheden actueel te houden en het certificaat te verlengen. Het is verstandig om in je BHV-plan of via een digitaal dashboard bij te houden wanneer de certificaten van individuele BHV'ers verlopen, zodat je nooit onverwacht zonder gecertificeerde hulpverleners zit.

Geldt de BHV-verplichting ook als ik maar een paar medewerkers heb of als ik een zzp'er ben die een ruimte deelt?

Ja, de verplichting uit artikel 15 van de Arbowet geldt voor iedere werkgever, ongeacht de omvang van de organisatie. Ook bij twee of drie medewerkers moet je BHV georganiseerd hebben. Als zzp'er die een werkruimte deelt met anderen, is het belangrijk om te bepalen wie de werkgeversverplichting draagt; bij gedeelde panden wordt dit vaak vastgelegd in een samenwerkingsovereenkomst of regelt de verhuurder/hoofdhuurder de BHV voor de gezamenlijke ruimtes.

Moeten bezoekers en uitzendkrachten ook worden meegenomen in het BHV-plan?

Ja, het BHV-plan moet rekening houden met iedereen die zich op het moment van een incident in het pand bevindt, inclusief bezoekers, uitzendkrachten, stagiairs en onderaannemers. Dit betekent dat je ontruimingsprocedures en verzamelpunten duidelijk zichtbaar en toegankelijk moeten zijn voor mensen die het pand niet goed kennen. Overweeg ook specifieke maatregelen voor personen met een beperking die extra begeleiding nodig hebben bij een ontruiming.

Hoe vaak moet ik een BHV-oefening houden en wat moet ik daarin meenemen?

De Arbowet schrijft geen vaste frequentie voor, maar de algemene aanbeveling is minimaal één ontruimingsoefening per jaar. Bij hogere risico's of grotere panden is halfjaarlijks oefenen verstandig. Een goede BHV-oefening test niet alleen de ontruimingsroutes, maar ook de alarmering, de communicatie met hulpdiensten, de samenwerking tussen BHV'ers en de opvang van bijzondere doelgroepen. Evalueer de oefening altijd schriftelijk en verwerk de verbeterpunten direct in het BHV-plan.

Wat moet ik regelen op het gebied van BHV als mijn bedrijf op meerdere locaties of verdiepingen gevestigd is?

Bij meerdere locaties of verdiepingen heb je per locatie of per verdieping een eigen BHV-organisatie nodig, met voldoende gecertificeerde BHV'ers die op elk moment aanwezig zijn. Het overkoepelende BHV-beleidsplan beschrijft hoe de locaties op elkaar zijn afgestemd en wie de centrale coördinatie heeft bij een grootschalig incident. Zorg ook voor locatiespecifieke ontruimingsplannen met bijbehorende plattegronden, zodat BHV'ers en medewerkers altijd weten welke procedures voor hun specifieke werkplek gelden.

Gerelateerde artikelen

HBO Safe

HBO Safe is sinds 1991 een door KIWA erkende opleider van veiligheidstrainingen in Nederland. Onze trainers en veiligheidsexperts hebben jarenlange praktijkervaring op het gebied van BHV, EHBO, brandpreventie en veiligheidsadvies.

See Full Bio