Hoe stel je een BHV plan op voor evenementen op je bedrijfslocatie?

Een evenement organiseren op je bedrijfslocatie brengt meer verantwoordelijkheden met zich mee dan veel mensen beseffen. Naast de logistiek en het programma is een solide BHV-plan voor je evenement een absolute must. Of je nu een personeelsfeest, een open dag of een klantbijeenkomst organiseert: zodra er meer mensen dan normaal op je locatie aanwezig zijn, veranderen de risico’s en de bijbehorende veiligheidsverplichtingen.

In dit artikel beantwoorden we de meest gestelde vragen over het opstellen van een BHV-plan voor evenementen op een bedrijfslocatie. Van de wettelijke verplichtingen tot het benodigde aantal BHV’ers en de stappen om een plan concreet uit te werken. Zo weet je precies waar je aan toe bent.

Wat is een BHV-plan voor evenementen en waarom is het verplicht?

Een BHV-plan voor evenementen is een schriftelijk document dat beschrijft hoe de bedrijfshulpverlening (BHV) tijdens een specifiek evenement op een bedrijfslocatie is georganiseerd. Het plan legt vast wie verantwoordelijk is voor de veiligheid, hoe er wordt gehandeld bij calamiteiten en hoe bezoekers veilig kunnen worden geëvacueerd. De verplichting volgt rechtstreeks uit de Arbowet.

De Arbowet verplicht werkgevers om zorg te dragen voor de veiligheid van iedereen die zich op de werkplek bevindt, inclusief bezoekers en tijdelijke aanwezigen. Bij een evenement neemt het aantal aanwezigen toe, verandert de indeling van de ruimte en zijn er mensen die de locatie niet kennen. Dat maakt een aanvullend BHV-plan noodzakelijk, ook als je bedrijf al een regulier BHV-beleidsplan heeft. Een evenement creëert namelijk een tijdelijke, afwijkende situatie die een eigen risicoanalyse en organisatiestructuur vereist.

Bovendien kunnen gemeenten of de brandweer bij grotere evenementen aanvullende eisen stellen. Het tijdig opstellen van een gedegen plan voorkomt niet alleen juridische problemen, maar beschermt ook de mensen die je hebt uitgenodigd.

Welke risico’s brengt een evenement op een bedrijfslocatie met zich mee?

Een evenement op een bedrijfslocatie introduceert risico’s die in de dagelijkse bedrijfsvoering niet of nauwelijks aanwezig zijn. Denk aan een hoger aantal aanwezigen, onbekende bezoekers die de vluchtroutes niet kennen, tijdelijke obstakels door decoratie of meubilair, en een verhoogde kans op lichamelijk letsel of plotselinge medische situaties.

Veelvoorkomende risico’s op een rij

Overvolle ruimtes: Bij grote aantallen bezoekers kunnen gangen en nooduitgangen snel geblokkeerd raken.
Onbekende omgeving: Bezoekers kennen de vluchtwegen niet, wat evacuatie vertraagt.
Tijdelijke installaties: Extra verlichting, geluidsapparatuur of keukenopstellingen verhogen het brand- en struikelrisico.
Alcohol en vermoeidheid: Bij feestelijke evenementen neemt de kans op vallen, onwel worden of conflicten toe.
Medische incidenten: Een grotere groep mensen vergroot statistisch de kans op een hartaanval of een andere acute medische situatie.

Een goede risicoanalyse is daarom het vertrekpunt van elk BHV-plan voor een evenement. Door risico’s vooraf in kaart te brengen, kun je gerichte maatregelen nemen en je BHV-organisatie daarop afstemmen.

Wat moet er minimaal in een BHV-plan voor een evenement staan?

Een BHV-plan voor een evenement bevat minimaal een risicoanalyse, een beschrijving van de BHV-organisatie, een communicatiestructuur, een ontruimingsprocedure en een overzicht van de aanwezige veiligheidsmiddelen. Zonder deze onderdelen is het plan onvolledig en voldoet het niet aan de eisen van de Arbowet.

Verplichte onderdelen van een evenement-BHV-plan

Risicoanalyse: Een beschrijving van de specifieke gevaren die het evenement met zich meebrengt.
BHV-organisatie: Wie zijn de aangewezen BHV’ers, wat zijn hun taken en wie is eindverantwoordelijk?
Communicatiestructuur: Hoe wordt er gecommuniceerd bij een incident, intern en met hulpdiensten?
Ontruimingsprocedure: Welke routes worden gebruikt, wie begeleidt bezoekers en waar is het verzamelpunt?
Veiligheidsmiddelen: Waar bevinden zich brandblussers, AED’s en EHBO-materiaal?
Contactgegevens: Nummers van hulpdiensten, de BHV-coördinator en eventueel de gemeente of brandweer.

Het is verstandig om het plan ook te delen met iedereen die tijdens het evenement een rol heeft, zodat iedereen weet wat er van hem of haar wordt verwacht. Een plan dat in een la ligt, is geen plan.

Hoeveel BHV’ers heb je nodig bij een evenement?

Het vereiste aantal BHV’ers bij een evenement hangt af van het aantal aanwezigen, de aard van het evenement, de indeling van de locatie en de aanwezige risico’s. Als vuistregel geldt dat je bij grotere groepen of hogere risico’s meer BHV’ers inzet dan bij de reguliere bedrijfsvoering.

De Arbowet schrijft geen vast getal voor, maar stelt dat de BHV-organisatie toereikend moet zijn. In de praktijk hanteren veel organisaties een ratio van één BHV’er per 50 tot 100 aanwezigen, maar dit is geen wettelijke norm. Bij evenementen met een verhoogd risico, zoals een evenement met open vuur, kookdemonstraties of een grote buitenlocatie, is een hogere bezetting verstandig.

Houd ook rekening met de volgende factoren:

De aanwezigheid van kwetsbare groepen, zoals ouderen of mensen met een beperking.
De duur van het evenement en de mogelijkheid om BHV’ers te laten rouleren.
De vertrouwdheid van de BHV’ers met de locatie en het evenementenprogramma.
Of er externe beveiliging of een EHBO-post aanwezig is die kan ondersteunen.

Zorg er altijd voor dat BHV’ers herkenbaar zijn, bijvoorbeeld via een hesje of badge, zodat bezoekers en collega’s hen snel kunnen vinden bij een incident.

Hoe stel je stap voor stap een BHV-plan op voor een evenement?

Een BHV-plan voor een evenement stel je op door systematisch de risico’s te analyseren, de BHV-organisatie in te richten, procedures vast te leggen en het plan te communiceren aan alle betrokkenen. Door dit stapsgewijs aan te pakken, voorkom je dat je iets over het hoofd ziet.

Stap 1: Voer een risicoanalyse uit

Begin met een concrete inventarisatie van de risico’s die het evenement met zich meebrengt. Denk aan het aantal bezoekers, de locatie-indeling, de activiteiten en eventuele bijzondere omstandigheden. Gebruik hiervoor de bestaande Risico-Inventarisatie en -Evaluatie (RI&E) van je bedrijf als basis.

Stap 2: Bepaal de BHV-bezetting

Op basis van de risicoanalyse stel je vast hoeveel BHV’ers je nodig hebt en welke competenties zij moeten hebben. Controleer ook of de geldigheid van hun BHV-training nog actueel is. Een verlopen certificaat maakt een BHV’er formeel niet inzetbaar.

Stap 3: Stel de procedures op

Leg vast hoe er wordt gehandeld bij brand, een medisch incident of een ontruiming. Beschrijf de vluchtwegen, het verzamelpunt en de taakverdeling. Zorg dat deze procedures aansluiten op het bestaande BHV-beleidsplan van je organisatie.

Stap 4: Controleer de veiligheidsmiddelen

Controleer vóór het evenement of alle veiligheidsmiddelen aanwezig, goed zichtbaar en up-to-date zijn. Denk aan brandblussers, AED’s, EHBO-kits en noodverlichting. Zorg er ook voor dat tijdelijke inrichtingen geen vluchtwegen blokkeren.

Stap 5: Informeer alle betrokkenen

Deel het plan met BHV’ers, de evenementenorganisatie en, indien nodig, met externe partijen zoals beveiliging of cateraars. Een korte briefing vlak voor het evenement is een effectieve manier om iedereen scherp te houden.

Stap 6: Evalueer na afloop

Noteer na het evenement wat goed ging en wat beter kan. Deze evaluatie vormt de basis voor een verbeterd plan bij een volgend evenement.

Wanneer schakel je een externe veiligheidsadviseur in voor je evenement?

Je schakelt een externe veiligheidsadviseur in wanneer het evenement een omvang of complexiteit heeft die de interne BHV-capaciteit overstijgt, wanneer je te maken hebt met bijzondere risico’s, of wanneer je als organisatie onvoldoende expertise hebt om een volledig en juridisch deugdelijk BHV-plan op te stellen.

Concrete situaties waarin externe expertise meerwaarde biedt:

Evenementen met meer dan 150 tot 200 bezoekers op een locatie die hier niet regulier voor is ingericht.
Evenementen met open vuur, pyrotechniek, kookdemonstraties of andere verhoogde brandrisico’s.
Situaties waarin de gemeente of brandweer een officiële vergunning of veiligheidsplan eist.
Organisaties zonder eigen veiligheidscoördinator of met beperkte BHV-kennis in huis.
Evenementen op locaties die afwijken van de vaste bedrijfslocatie.

Een externe adviseur kan niet alleen helpen bij het opstellen van het plan, maar ook brandscans uitvoeren, de locatie beoordelen en aanbevelingen doen die je intern misschien over het hoofd zou zien. Dat geeft niet alleen veiligheid, maar ook gemoedsrust.

Hoe HBO Safe helpt met het opstellen van een BHV-plan voor evenementen

Wij begrijpen dat het opstellen van een goed BHV-plan voor een evenement tijd en expertise vraagt die niet elke organisatie intern beschikbaar heeft. Bij HBO Safe combineren we meer dan 30 jaar ervaring in veiligheidstrainingen en veiligheidsadvies om jouw organisatie praktisch en concreet te ondersteunen. Of je nu een BHV-plan wilt laten opstellen, je BHV’ers wilt bijscholen of advies wilt over de juiste bezetting: wij helpen je van begin tot eind.

Dit is wat wij voor jou kunnen betekenen:

Gecertificeerde BHV-cursussen en BHV-trainingen voor je medewerkers, inclusief herhalingstrainingen om certificaten actueel te houden.
Professioneel advies bij het opstellen van een BHV-beleidsplan en een evenementspecifiek BHV-plan dat voldoet aan de Arbowet.
Ondersteuning bij risicoanalyses, ontruimingsplannen en brandscans op jouw locatie.
Toegang tot ons uitgebreide trainingsaanbod met meer dan 220 soorten veiligheidstrainingen via 22 locaties door heel Nederland.
Persoonlijk contact en een laagdrempelige aanpak, zodat je altijd snel weet waar je aan toe bent.

Wil je weten hoe HBO Safe jouw organisatie kan helpen bij een veilig en goed georganiseerd evenement? Neem contact met ons op voor een vrijblijvend gesprek, of bekijk ons volledige aanbod op hbosafe.nl. We denken graag met je mee.

Veelgestelde vragen

Geldt een BHV-plan voor evenementen ook als het evenement buiten kantooruren plaatsvindt?

Ja, de verplichting geldt ongeacht het tijdstip. De Arbowet koppelt de verantwoordelijkheid aan de aanwezigheid van mensen op de bedrijfslocatie, niet aan de reguliere werktijden. Een personeelsfeest op vrijdagavond of een open dag in het weekend valt dus volledig onder dezelfde regels. Houd er bovendien rekening mee dat buiten kantooruren mogelijk minder BHV'ers beschikbaar zijn, wat je bij de bezettingsplanning moet meenemen.

Wat als een BHV'er tijdens het evenement ziek wordt of wegvalt — hoe ga je daarmee om?

Het is verstandig om in je BHV-plan altijd te werken met een reservebezetting of een duidelijke vervangingsprocedure. Leg vooraf vast wie als back-up optreedt en zorg dat die persoon volledig op de hoogte is van het plan en de locatie. Bij grotere evenementen is het aan te raden minimaal één BHV'er extra in te plannen als buffer. Een evenement doorgaan met een te krappe BHV-bezetting is juridisch én praktisch een risico dat je wilt vermijden.

Moet ik mijn BHV-plan voor een evenement ook indienen bij de gemeente of brandweer?

Dat hangt af van de omvang en aard van het evenement. Voor kleinere interne bijeenkomsten op je eigen bedrijfslocatie is een formele indiening doorgaans niet verplicht, maar je moet het plan wel intern beschikbaar hebben. Bij grotere evenementen, evenementen met verhoogde risico's of evenementen waarvoor een gemeentelijke vergunning nodig is, kan de gemeente of brandweer wél om een veiligheidsplan vragen. Neem bij twijfel vooraf contact op met je gemeente om te checken welke eisen er gelden.

Hoe zorg ik ervoor dat bezoekers snel weten wat ze moeten doen bij een calamiteit?

Zorg voor duidelijke, goed zichtbare vluchtroute-aanwijzingen en communiceer bij aanvang van het evenement kort de veiligheidsregels, bijvoorbeeld via een welkomstwoord of een infobord bij de ingang. BHV'ers moeten herkenbaar aanwezig zijn zodat bezoekers hen direct kunnen aanspreken. Bij grotere evenementen kun je ook overwegen om een korte veiligheidsannouncement te doen via het geluidssysteem, vergelijkbaar met de veiligheidsinstructies aan boord van een vliegtuig.

Wat zijn de meest gemaakte fouten bij het opstellen van een BHV-plan voor een evenement?

De meest voorkomende fouten zijn: het klakkeloos kopiëren van het reguliere BHV-plan zonder aanpassing aan de specifieke evenementsituatie, het vergeten te controleren of BHV-certificaten nog geldig zijn, en het niet briefen van alle betrokkenen vooraf. Ook wordt de risicoanalyse regelmatig overgeslagen of te oppervlakkig uitgevoerd, waardoor het plan niet aansluit op de werkelijke situatie. Een plan opstellen is één ding — zorgen dat iedereen het kent en begrijpt is minstens zo belangrijk.

Kan ik externe BHV'ers inhuren als ik intern niet genoeg gecertificeerde mensen heb?

Ja, het is mogelijk om externe, gecertificeerde BHV'ers in te huren via een gespecialiseerd bureau of veiligheidsadviesbedrijf. Dit is een goede oplossing als je voor een eenmalig evenement tijdelijk extra capaciteit nodig hebt. Zorg er wel voor dat externe BHV'ers vooraf worden geïnformeerd over de locatie, het plan en hun specifieke taken, zodat zij volledig geïntegreerd zijn in de BHV-organisatie van het evenement en niet als losstaande partij opereren.

Hoe vaak moet ik het BHV-plan voor evenementen herzien of bijwerken?

In principe stel je voor elk afzonderlijk evenement een actueel plan op, omdat de risico's, het aantal bezoekers en de locatie-indeling kunnen verschillen. Gebruik de evaluatie na elk evenement als input voor het volgende plan. Daarnaast is het verstandig om je algemene BHV-beleidsplan jaarlijks te reviewen en direct bij te werken bij wijzigingen in de bedrijfslocatie, de BHV-bezetting of de geldende wet- en regelgeving.

Gerelateerde artikelen

HBO Safe

HBO Safe is sinds 1991 een door KIWA erkende opleider van veiligheidstrainingen in Nederland. Onze trainers en veiligheidsexperts hebben jarenlange praktijkervaring op het gebied van BHV, EHBO, brandpreventie en veiligheidsadvies.

See Full Bio