Hoe zorg ik dat nieuwe medewerkers bekend zijn met het ontruimingsplan?
Zorg ervoor dat nieuwe medewerkers op hun eerste werkdag kennismaken met het ontruimingsplan en de vluchtroutes in het pand. Dit doe je door het ontruimingsplan op te nemen in het onboardingprogramma, de vluchtwegen fysiek te laten zien en nieuwe medewerkers zo snel mogelijk mee te laten doen aan een ontruimingsoefening. Hieronder vind je concrete antwoorden op de meest gestelde vragen over dit onderwerp.
Wat moet een nieuwe medewerker weten over het ontruimingsplan?
Een nieuwe medewerker moet minimaal weten waar de nooduitgangen en vluchtwegen zich bevinden, waar het verzamelpunt is, wie de BHV’ers zijn en hoe het alarmsignaal klinkt. Dit zijn de basisonderdelen van elk ontruimingsplan die direct van toepassing zijn op de dagelijkse situatie van de medewerker.
Naast deze basisinformatie is het handig dat nieuwe medewerkers ook weten wat ze niet moeten doen bij een ontruiming. Denk aan: niet de lift gebruiken, geen spullen meenemen die het verlaten van het pand vertragen en niet terugkeren naar het gebouw totdat de BHV’er of leidinggevende daarvoor toestemming geeft. Dit soort praktische do’s en don’ts worden in een plan vaak beschreven, maar zijn voor iemand die net begint pas echt zinvol als ze ook mondeling worden toegelicht.
Voor medewerkers die een specifieke rol krijgen, zoals ploegleider of verdiepingscoördinator, gelden aanvullende verantwoordelijkheden. Zij moeten weten hoeveel mensen er op hun afdeling werken, hoe ze controleren of iedereen het pand heeft verlaten en hoe ze rapporteren aan de BHV-coördinator bij het verzamelpunt.
Wanneer moet je nieuwe medewerkers informeren over het ontruimingsplan?
Nieuwe medewerkers moeten op de eerste werkdag worden geïnformeerd over het ontruimingsplan. Dit is niet alleen een praktische veiligheidsmaatregel, maar ook een wettelijke verplichting op grond van de Arbowet: werkgevers zijn verplicht medewerkers voor te lichten over de risico’s in hun werkomgeving en de maatregelen die daarvoor gelden.
Wacht dus niet tot de eerstvolgende jaarlijkse ontruimingsoefening om iemand wegwijs te maken. Een medewerker die op dag twee al te maken krijgt met een brandalarm, moet weten wat te doen. In de praktijk betekent dit dat de rondleiding op de eerste dag altijd de nooduitgangen, het verzamelpunt en de locatie van de brandblusser omvat.
Bij grotere organisaties met regelmatige instroom van nieuwe medewerkers is het slim om een vaste checklist te gebruiken voor de eerste werkdag. Zo voorkom je dat het onderwerp wordt vergeten in de drukte van de onboarding.
Hoe leg je het ontruimingsplan uit tijdens de onboarding?
Leg het ontruimingsplan uit tijdens de onboarding door een korte, praktische introductie te combineren met een fysieke rondleiding door het pand. Laat de medewerker de vluchtwegen letterlijk lopen, wijs het verzamelpunt aan en stel de BHV’ers persoonlijk voor. Een mondelinge toelichting beklijft veel beter dan een document dat iemand zelfstandig doorleest.
Gebruik een vaste onboardingstructuur
Maak van de veiligheidsbriefing een vast onderdeel van het onboardingprogramma, bij voorkeur op dag één. Zet het op de agenda en wijs een vaste persoon aan die deze introductie geeft, bijvoorbeeld de direct leidinggevende of een BHV’er. Zo weet je zeker dat het altijd gebeurt en niet afhankelijk is van de drukte van de dag.
Maak het concreet en beknopt
Beperk de introductie tot de essentiële informatie: nooduitgangen, verzamelpunt, alarmsignaal en contactpersoon bij calamiteiten. Geef het ontruimingsplan mee als naslagwerk, maar maak duidelijk dat de rondleiding het belangrijkste onderdeel is. Voeg eventueel een eenvoudige plattegrond toe waarop de vluchtwegen zijn gemarkeerd. Dit helpt nieuwe medewerkers de informatie sneller te verankeren.
Wat is het verschil tussen het ontruimingsplan lezen en een ontruimingsoefening doen?
Het ontruimingsplan lezen geeft kennis; een ontruimingsoefening geeft vaardigheid. Door het plan te lezen weet een medewerker wat er staat, maar tijdens een ontruimingsoefening ervaart diezelfde medewerker hoe het voelt om het pand snel en geordend te verlaten, hoe lang het duurt en waar de knelpunten zitten.
In de praktijk blijkt keer op keer dat mensen die het plan goed kennen, toch aarzelen of verkeerde keuzes maken op het moment dat het alarm afgaat. Dat komt doordat stress en onbekendheid met de situatie het handelen beïnvloeden. Een ontruimingsoefening traint precies dat: handelen onder druk, in een bekende omgeving, met bekende collega’s.
Bovendien is het houden van een jaarlijkse ontruimingsoefening een wettelijke verplichting voor elke werkgever in Nederland. Het lezen van het plan is een goede aanvulling, maar vervangt de oefening niet. Nieuwe medewerkers profiteren het meest van een combinatie: eerst kennismaken met het plan, daarna zo snel mogelijk deelnemen aan een oefening.
Wie is verantwoordelijk voor het informeren van nieuwe medewerkers?
De werkgever is eindverantwoordelijk voor het informeren van nieuwe medewerkers over het ontruimingsplan. In de dagelijkse praktijk wordt deze taak vaak belegd bij de direct leidinggevende, de HR-afdeling of de BHV-coördinator. Belangrijk is dat de verantwoordelijkheid expliciet is belegd en niet tussen wal en schip valt.
Bij kleine bedrijven met een beperkt personeelsbestand is het logisch dat de eigenaar of een vaste BHV’er deze rol op zich neemt. In grotere organisaties is een gestandaardiseerde onboardingprocedure de meest betrouwbare oplossing: daarin staat precies wie wat doet en wanneer.
De BHV’ers spelen een ondersteunende maar cruciale rol. Zij zijn de aangewezen personen om nieuwe medewerkers voor te stellen aan de noodprocedures, omdat zij zelf getraind zijn in het uitvoeren ervan. Zorg er daarom voor dat nieuwe medewerkers weten wie de BHV’ers zijn en hoe ze hen kunnen bereiken.
Hoe houd je bij of nieuwe medewerkers het ontruimingsplan kennen?
Houd bij of nieuwe medewerkers het ontruimingsplan kennen door een eenvoudige bevestiging op te nemen in het onboardingproces: een handtekening, een digitale check of een kort gesprek met de leidinggevende. Zo heb je een aantoonbaar moment waarop de informatie is overgedragen en de medewerker heeft bevestigd het te hebben ontvangen.
Aanvullend biedt deelname aan de jaarlijkse ontruimingsoefening een praktische toets. Medewerkers die de oefening hebben meegemaakt, hebben niet alleen het plan gelezen maar het ook in de praktijk toegepast. Houd een presentielijst bij van wie heeft deelgenomen, zodat je snel ziet wie nog niet heeft meegedaan.
Voor organisaties met een hogere instroom van personeel is een digitaal systeem handig. Hierin kun je per medewerker bijhouden wanneer de onboardingbriefing heeft plaatsgevonden, wanneer iemand voor het eerst heeft deelgenomen aan een ontruimingsoefening en wanneer de volgende oefening gepland staat. Zo voorkom je dat mensen buiten de boot vallen en blijft je organisatie aantoonbaar compliant.
Hoe wij helpen met ontruimingsplannen en oefeningen
Bij HBO Safe helpen we MKB-organisaties om hun medewerkers goed voor te bereiden op noodsituaties, van het opstellen van een ontruimingsplan tot het begeleiden en uitvoeren van de jaarlijkse ontruimingsoefening. Dat doen we praktisch, zonder dat het een zware organisatorische last wordt.
Wat we voor je kunnen doen:
- Opstellen of actualiseren van een ontruimingsplan conform NEN 8112
- Organiseren en begeleiden van de jaarlijkse ontruimingsoefening op jouw locatie
- Verzorgen van BHV-trainingen en herhalingscursussen voor jouw medewerkers
- EHBO-cursussen en reanimatie- en AED-trainingen, op locatie of bij ons
- Advies over wie welke rol heeft bij een ontruiming en hoe je dat vastlegt
Wil je weten welke trainingen en diensten het beste passen bij jouw situatie? Bekijk ons volledige trainingsaanbod of vraag direct een vrijblijvende offerte aan. We denken graag met je mee.
Veelgestelde vragen
Wat als een nieuwe medewerker de eerste ontruimingsoefening mist?
Als een nieuwe medewerker de eerste ontruimingsoefening mist, plan dan zo snel mogelijk een vervangende introductie in, bijvoorbeeld een begeleide looproute door het pand samen met een BHV'er. Wacht niet tot de volgende jaarlijkse oefening, want een medewerker zonder oefenervaring is een risico voor zichzelf en collega's. Noteer de gemiste deelname in je registratiesysteem en zorg dat de medewerker bij de eerstvolgende oefening prioriteit krijgt.
Hoe pas je de onboarding aan voor medewerkers die moeite hebben met de Nederlandse taal?
Gebruik bij anderstalige medewerkers visuele hulpmiddelen zoals plattegronden met duidelijk gemarkeerde vluchtwegen, pictogrammen en een vertaalde samenvatting van de belangrijkste do's en don'ts. Een fysieke rondleiding is in dit geval nog belangrijker dan bij Nederlandstalige medewerkers, omdat beelden en beweging de taalbarrière overbruggen. Overweeg ook om een collega die dezelfde taal spreekt tijdelijk als buddy in te zetten tijdens de veiligheidsbriefing.
Moet het ontruimingsplan worden aangepast als er veel nieuwe medewerkers tegelijk beginnen?
Het ontruimingsplan zelf hoeft niet te worden aangepast bij een grotere instroom van personeel, maar de uitvoering van de ontruiming wel. Controleer of de capaciteit van de vluchtwegen en het verzamelpunt nog voldoende is en of er genoeg BHV'ers aanwezig zijn voor het toegenomen aantal medewerkers. Bij structurele groei is het verstandig om het plan te laten herzien door een veiligheidsadviseur om te garanderen dat de procedures nog actueel en realistisch zijn.
Hoe zorg je ervoor dat medewerkers die thuiswerken ook op de hoogte zijn van het ontruimingsplan?
Voor hybride of thuiswerkende medewerkers is het belangrijk dat zij het ontruimingsplan kennen voor de locaties waar zij fysiek aanwezig zijn, ook als dat maar één of twee dagen per week is. Stuur het plan digitaal toe vóór de eerste dag op kantoor en bespreek de belangrijkste punten telefonisch of via een videocall. Zodra ze voor het eerst op kantoor zijn, volgt alsnog de verplichte fysieke rondleiding langs nooduitgangen en het verzamelpunt.
Wat zijn de meest gemaakte fouten bij het informeren van nieuwe medewerkers over het ontruimingsplan?
De meest gemaakte fout is het uitsluitend overhandigen van het ontruimingsdocument zonder mondelinge toelichting of fysieke rondleiding, waardoor de informatie nauwelijks beklijft. Een andere veelvoorkomende fout is het uitstellen van de veiligheidsbriefing tot na de eerste drukke weken, terwijl een incident al op dag twee kan plaatsvinden. Tot slot vergeten veel organisaties om de overdracht te registreren, waardoor er geen aantoonbaar bewijs is dat de medewerker is geïnformeerd, wat bij een inspectie tot problemen kan leiden.
Hoe vaak moet het ontruimingsplan worden geactualiseerd en wie informeer je dan opnieuw?
Het ontruimingsplan moet worden geactualiseerd bij elke relevante wijziging, zoals een verbouwing, verhuizing, verandering in personeelsbezetting of aanpassing van de BHV-structuur, en minimaal één keer per jaar worden gecontroleerd op juistheid. Na elke actualisatie moeten alle medewerkers worden geïnformeerd over de wijzigingen, niet alleen de nieuwe medewerkers. Communiceer de aanpassingen actief via een teamoverleg of e-mail en zorg dat de bijgewerkte versie direct beschikbaar is op de vaste locatie in het pand.
Is er een wettelijke minimumtermijn waarbinnen nieuwe medewerkers moeten deelnemen aan een ontruimingsoefening?
De Arbowet schrijft geen specifieke termijn voor waarbinnen nieuwe medewerkers moeten hebben deelgenomen aan een ontruimingsoefening, maar verplicht werkgevers wel om medewerkers aantoonbaar voor te lichten over veiligheidsrisico's en noodprocedures vanaf de eerste werkdag. In de praktijk is het advies om nieuwe medewerkers bij de eerstvolgende geplande oefening te laten deelnemen, ongeacht hoe kort ze al in dienst zijn. Wacht je lang op de volgende oefening, overweeg dan een tussentijdse looptraining met een BHV'er als praktische tussenoplossing.
