Wat kost het laten opstellen van een professioneel ontruimingsplan?

Een ontruimingsplan is voor veel organisaties een wettelijke verplichting, maar ook een cruciaal document dat levens kan redden in een noodsituatie. Toch weten veel facilitair managers en veiligheidscoördinatoren niet precies wat zo’n plan inhoudt, wat het kost en hoe het proces eruitziet. In dit artikel beantwoorden we de meest gestelde vragen over het opstellen van een professioneel ontruimingsplan, zodat je goed voorbereid bent.

Of je nu voor het eerst een ontruimingsplan laat opstellen of een bestaand plan wilt laten herzien, de informatie hieronder geeft je een helder beeld van wat je kunt verwachten. Van kosten en verplichtingen tot de rol van de ontruimingsplattegrond: we behandelen het allemaal.

Wat is een ontruimingsplan en wanneer is het verplicht?

Een ontruimingsplan is een schriftelijk document dat beschrijft hoe een gebouw of locatie veilig en geordend moet worden verlaten in een noodsituatie, zoals brand, een bommelding of een andere calamiteit. Het plan bevat onder andere vluchtroutes, verzamelpunten, verantwoordelijkheden van medewerkers en instructies voor de bedrijfshulpverlening (BHV).

Volgens de Arbowet is vrijwel elke werkgever verplicht om maatregelen te treffen voor een veilige ontruiming. Dit geldt voor bedrijven met personeel, maar ook voor locaties waar regelmatig bezoekers aanwezig zijn, zoals winkels, scholen, zorginstellingen en kantoren. De verplichting vloeit voort uit de risico-inventarisatie en -evaluatie (RI&E), waarin noodprocedures een verplicht onderdeel vormen.

Wat hoort er in een ontruimingsplan?

Een volledig ontruimingsplan bevat doorgaans de volgende elementen:

Een beschrijving van het gebouw en de aanwezige risico’s
Ontruimingsplattegronden per verdieping met vluchtroutes en nooduitgangen
Taken en verantwoordelijkheden van BHV-medewerkers
Procedures voor alarmering en communicatie
De locatie van verzamelpunten
Specifieke maatregelen voor personen met een beperking
Contactgegevens van hulpdiensten en interne sleutelfiguren

De ontruimingsplattegrond is een visueel en onmisbaar onderdeel van het plan. Dit is de plattegrond die zichtbaar in het gebouw wordt opgehangen, zodat iedereen snel de dichtstbijzijnde nooduitgang kan vinden.

Wat kost het laten opstellen van een ontruimingsplan?

De kosten voor het laten opstellen van een professioneel ontruimingsplan variëren doorgaans van enkele honderden tot enkele duizenden euro’s, afhankelijk van de omvang en complexiteit van de locatie. Voor een eenvoudig kantoorpand op één verdieping liggen de kosten lager dan voor een groot bedrijfspand met meerdere verdiepingen en complexe vluchtroutes.

Het is belangrijk om te beseffen dat een ontruimingsplan een investering is in de veiligheid van medewerkers en bezoekers, en tegelijkertijd helpt om te voldoen aan wettelijke verplichtingen. De kosten wegen in de meeste gevallen ruimschoots op tegen de risico’s en mogelijke boetes bij niet-naleving van de Arbowet.

Wat zit er in de prijs?

Bij een professionele aanbieder zijn de volgende diensten doorgaans inbegrepen in de prijs:

Een locatiebezoek en inspectie van het gebouw
Het opstellen van het volledige ontruimingsplan conform NEN-normen
Het tekenen van ontruimingsplattegronden per verdieping
Advies over BHV-bezetting en noodprocedures
Eventuele afstemming met de lokale brandweer

Vraag bij het aanvragen van een offerte altijd om een duidelijke specificatie van wat er is inbegrepen. Zo voorkom je verrassingen achteraf en kun je aanbiedingen goed met elkaar vergelijken.

Wat bepaalt de prijs van een ontruimingsplan?

De prijs van een ontruimingsplan wordt bepaald door factoren zoals de grootte van het gebouw, het aantal verdiepingen, de complexiteit van de vluchtroutes en het aantal ontruimingsplattegronden dat moet worden opgesteld. Hoe groter en complexer de locatie, hoe meer werk er in het plan gaat zitten en hoe hoger de kosten.

Naast de fysieke kenmerken van het gebouw spelen ook organisatorische factoren een rol. Denk aan het aantal medewerkers, de aanwezigheid van bijzondere risicogroepen, zoals mensen met een beperking, en de vraag of er meerdere locaties tegelijk worden aangepakt. Organisaties met meerdere vestigingen kunnen soms profiteren van een voordeligere aanpak wanneer plannen tegelijkertijd worden opgesteld.

Maatwerk versus standaardoplossingen

Sommige aanbieders werken met vaste pakketten voor veelvoorkomende gebouwtypes, zoals standaardkantoren of kleine winkelruimtes. Dit kan kostenbesparend zijn, maar het risico is dat een standaardoplossing niet volledig aansluit op de specifieke situatie van jouw locatie. Een maatwerkplan is duurder, maar biedt de zekerheid dat het plan correct en volledig is voor jouw specifieke omgeving.

Wat is het verschil tussen een ontruimingsplan en een ontruimingsoefening?

Een ontruimingsplan is een schriftelijk document met procedures en plattegronden; een ontruimingsoefening is de praktische uitvoering waarbij medewerkers het plan daadwerkelijk oefenen. Het plan beschrijft wat er moet gebeuren; de oefening test of dat ook in de praktijk werkt.

Beide zijn verplicht en vullen elkaar aan. Een ontruimingsplan zonder oefening is onvolledig: medewerkers die het plan nooit in de praktijk hebben doorlopen, reageren in een echte noodsituatie minder effectief. De Arbowet schrijft voor dat ontruimingsoefeningen regelmatig worden gehouden, zodat iedereen weet wat hij of zij moet doen.

Wat levert een ontruimingsoefening op?

Een ontruimingsoefening brengt praktische knelpunten aan het licht die op papier niet zichtbaar zijn. Denk aan trage doorstroming bij nooduitgangen, onduidelijkheid over verzamelpunten of BHV-medewerkers die hun rol niet goed kennen. De bevindingen uit een oefening zijn waardevolle input om het ontruimingsplan te verbeteren en aan te scherpen.

Hoe wordt een professioneel ontruimingsplan opgesteld?

Een professioneel ontruimingsplan wordt opgesteld in een aantal stappen: eerst vindt een locatiebezoek en risicoanalyse plaats, daarna worden vluchtroutes en verzamelpunten vastgesteld, vervolgens worden de ontruimingsplattegronden getekend en ten slotte wordt het volledige plan schriftelijk uitgewerkt conform de geldende NEN-normen.

Het proces begint altijd met een grondige inspectie van het pand. De adviseur brengt de indeling, nooduitgangen, risicozones en aanwezige voorzieningen in kaart. Op basis hiervan worden de vluchtroutes bepaald en wordt de BHV-organisatie besproken. Dit is ook het moment om bijzondere omstandigheden te bespreken, zoals de aanwezigheid van gevaarlijke stoffen of personen die extra ondersteuning nodig hebben bij een ontruiming.

Rol van de ontruimingsplattegrond

De ontruimingsplattegrond is het visuele hart van het plan. Deze plattegrond wordt op strategische plekken in het gebouw opgehangen, zodat iedere aanwezige snel de dichtstbijzijnde nooduitgang en het verzamelpunt kan vinden. Een goede ontruimingsplattegrond is duidelijk, overzichtelijk en voldoet aan de NEN-norm voor vluchtwegsignalering. Het is niet zomaar een tekening, maar een zorgvuldig ontworpen communicatiemiddel dat in een stressvolle situatie direct begrijpelijk moet zijn.

Wanneer moet een ontruimingsplan worden bijgewerkt?

Een ontruimingsplan moet worden bijgewerkt bij elke significante wijziging in het gebouw of de organisatie, zoals een verbouwing, een verhuizing, een verandering in de BHV-bezetting of een aanpassing van de bedrijfsactiviteiten. Daarnaast is het verstandig om het plan minimaal eens per jaar te beoordelen op actualiteit.

Een verouderd ontruimingsplan is in een noodsituatie gevaarlijker dan geen plan, omdat medewerkers kunnen vertrouwen op onjuiste informatie. Denk aan vluchtroutes die door een verbouwing niet meer toegankelijk zijn, of BHV-contactpersonen die niet meer in dienst zijn. Regelmatige herziening is dan ook geen luxe, maar een noodzaak.

Wanneer is bijwerken verplicht?

Naast jaarlijkse controle zijn er specifieke situaties waarin bijwerken direct verplicht is:

Na een (gedeeltelijke) verbouwing of herinrichting van het pand
Na een wijziging in het aantal medewerkers of de bezettingsgraad
Na een verandering in de BHV-organisatie of -bezetting
Na een incident of ontruimingsoefening waarbij knelpunten zijn geconstateerd
Na wijzigingen in wet- en regelgeving of NEN-normen

Zorg ervoor dat er binnen de organisatie iemand verantwoordelijk is voor het bewaken van de actualiteit van het ontruimingsplan. Dit voorkomt dat het document in een la belandt en wordt vergeten.

Hoe HBO Safe helpt met het opstellen van een ontruimingsplan

HBO Safe verzorgt voor organisaties door heel Nederland het volledige traject rondom ontruimingsplannen: van de eerste locatie-inspectie tot het opleveren van een compleet, NEN-conform plan inclusief professionele ontruimingsplattegronden. De aanpak is praktijkgericht, persoonlijk en volledig afgestemd op jouw specifieke situatie.

Wat HBO Safe biedt:

Professionele ontruimingsplannen conform NEN-normen, inclusief ontruimingsplattegronden
Locatiebezoek en grondige risicoanalyse door ervaren veiligheidsadviseurs
Advies over BHV-bezetting, noodprocedures en wettelijke verplichtingen via de adviesdienst ontruimingsplan
Mogelijkheid om het ontruimingsplan te combineren met BHV-trainingen en overige veiligheidsadvies-diensten
Ondersteuning bij periodieke herziening en actualisatie van bestaande plannen

Met meer dan 30 jaar ervaring en een one-stop-shopaanpak voor trainingen, advies en veiligheidsmaterialen is HBO Safe de betrouwbare partner voor organisaties die hun veiligheidsverplichtingen serieus nemen. Wil je weten wat HBO Safe voor jouw organisatie kan betekenen? Bekijk het volledige aanbod op hbosafe.nl of neem direct contact op voor een vrijblijvend adviesgesprek.

Veelgestelde vragen

Kan ik een ontruimingsplan ook zelf opstellen, of moet ik daar een professional voor inschakelen?

Technisch gezien mag je een ontruimingsplan zelf opstellen, maar in de praktijk is dit voor de meeste organisaties niet aan te raden. Een professioneel opgesteld plan voldoet aantoonbaar aan de geldende NEN-normen en Arbowet-verplichtingen, wat bij een inspectie of incident van groot belang is. Een veiligheidsadviseur beschikt bovendien over de kennis en ervaring om risico's te signaleren die je als niet-specialist snel over het hoofd ziet, zoals onvoldoende vluchtroutecapaciteit of ontbrekende maatregelen voor personen met een beperking.

Hoe lang duurt het voordat een professioneel ontruimingsplan klaar is?

De doorlooptijd hangt af van de omvang en complexiteit van de locatie, maar voor een gemiddeld kantoorpand of bedrijfslocatie kun je rekening houden met één tot drie weken na het locatiebezoek. Bij grotere of meer complexe gebouwen, of wanneer er afstemming met de brandweer nodig is, kan dit langer duren. Vraag bij het aanvragen van een offerte altijd naar de verwachte doorlooptijd, zodat je tijdig kunt plannen.

Wat zijn de gevolgen als mijn organisatie geen geldig ontruimingsplan heeft?

De Nederlandse Arbeidsinspectie kan bij een controle een eis tot naleving of zelfs een boete opleggen als er geen ontruimingsplan aanwezig is of als het plan aantoonbaar verouderd is. Naast de juridische en financiële risico's loop je ook een aanzienlijk veiligheidsrisico: bij een calamiteit zonder geldig plan kunnen medewerkers en bezoekers in gevaar komen, wat kan leiden tot aansprakelijkheidsstelling. Een geldig en actueel ontruimingsplan is dan ook een basisvereiste voor iedere verantwoorde bedrijfsvoering.

Moet het ontruimingsplan worden goedgekeurd door de brandweer?

In de meeste gevallen is formele goedkeuring door de brandweer niet wettelijk verplicht, maar afstemming is wel sterk aanbevolen en soms door de gemeente vereist, bijvoorbeeld bij grote publieksgebouwen of complexe locaties. Een professionele aanbieder neemt deze afstemming doorgaans mee in het proces. Het is sowieso verstandig om het plan te laten toetsen door een externe partij, zodat je zeker weet dat het voldoet aan alle lokale en landelijke eisen.

Hoe vaak moet ik een ontruimingsoefening houden, en telt dit mee voor de geldigheid van mijn plan?

De Arbowet schrijft voor dat ontruimingsoefeningen regelmatig worden gehouden; in de praktijk wordt minimaal één keer per jaar als richtlijn gehanteerd, maar afhankelijk van de risicoklasse van jouw locatie kan dit vaker nodig zijn. Een oefening telt niet direct mee voor de 'geldigheid' van het plan, maar de bevindingen ervan zijn wel verplichte input voor de actualisatie van het plan. Zorg er dan ook voor dat de uitkomsten van elke oefening schriftelijk worden vastgelegd en verwerkt.

Wat moet ik doen als mijn gebouw meerdere huurders of bedrijven huisvest?

Bij een gebouw met meerdere huurders of bedrijven is het essentieel dat er één overkoepelend ontruimingsplan is dat alle partijen omvat, aangevuld met eventuele aanvullende plannen per huurder of etage. De verantwoordelijkheid voor het overkoepelende plan ligt doorgaans bij de gebouweigenaar of -beheerder, terwijl individuele huurders verantwoordelijk zijn voor de noodprocedures binnen hun eigen ruimte. Goede onderlinge afstemming en een gezamenlijke ontruimingsoefening zijn hierbij onmisbaar om verwarring tijdens een calamiteit te voorkomen.

Kan een bestaand ontruimingsplan worden herzien, of moet ik helemaal opnieuw beginnen?

In de meeste gevallen kan een bestaand ontruimingsplan worden herzien en geactualiseerd, wat doorgaans sneller en goedkoper is dan een volledig nieuw plan laten opstellen. Een veiligheidsadviseur beoordeelt het bestaande plan op volledigheid, actualiteit en conformiteit aan de huidige NEN-normen, en brengt gerichte aanpassingen aan. Alleen als het gebouw ingrijpend is verbouwd, de organisatie sterk is gewijzigd of het plan structureel onvolledig blijkt te zijn, is een volledig nieuw plan de betere keuze.

Gerelateerde artikelen

HBO Safe

HBO Safe is sinds 1991 een door KIWA erkende opleider van veiligheidstrainingen in Nederland. Onze trainers en veiligheidsexperts hebben jarenlange praktijkervaring op het gebied van BHV, EHBO, brandpreventie en veiligheidsadvies.

See Full Bio