Welke documenten moet je bijhouden voor BHV cursus compliance?
Voor BHV cursus compliance moet je verschillende documenten bijhouden, waaronder certificaten, cursusbewijzen, aanwezigheidslijsten en evaluatieformulieren. De Arbowet verplicht organisaties om deze documentatie minimaal vijf jaar te bewaren voor controles door de arbeidsinspectie. Een gestructureerd administratiesysteem helpt je om alle BHV documenten overzichtelijk te organiseren en herhalingscursussen op tijd in te plannen.
Welke bhv documenten zijn wettelijk verplicht om bij te houden?
Je bent wettelijk verplicht om BHV certificaten, cursusbewijzen, aanwezigheidslijsten en evaluatieformulieren bij te houden volgens de Arbowet. Deze documenten tonen aan dat je medewerkers de juiste BHV cursus hebben gevolgd en dat je voldoet aan de wettelijke veiligheidseisen.
De belangrijkste documenten die je moet archiveren zijn:
- BHV certificaten: Officiële bewijzen dat medewerkers een erkende BHV cursus hebben afgerond
- Cursusbewijzen: Detailoverzicht van welke onderdelen tijdens de training zijn behandeld
- Aanwezigheidslijsten: Registratie van welke medewerkers daadwerkelijk aanwezig waren
- Evaluatieformulieren: Beoordelingen van praktijkoefeningen en theoretische kennis
- Trainingsregistraties: Overzicht van datum, locatie, trainer en cursusinhoud
Ook moet je bijhouden wanneer certificaten verlopen en welke medewerkers een herhalingscursus nodig hebben. Dit administratieve overzicht toont aan dat je actief werkt aan het op peil houden van de BHV vaardigheden in je organisatie.
Hoe lang moet je bhv cursus documenten bewaren?
Je moet BHV cursus documenten minimaal vijf jaar bewaren na afloop van de training. Deze bewaartermijn geldt voor alle BHV gerelateerde documentatie en is vastgelegd in de Nederlandse arbowetgeving voor controles door de arbeidsinspectie.
De verschillende bewaartermijnen zijn:
- BHV certificaten: 5 jaar na uitgiftedatum
- Trainingsregistraties: 5 jaar na cursusafronding
- Aanwezigheidslijsten: 5 jaar na trainingsdatum
- Evaluatieformulieren: 5 jaar na beoordeling
Deze termijnen zijn belangrijk omdat de arbeidsinspectie op elk moment kan controleren of je voldoet aan de BHV verplichtingen. Daarnaast kunnen verzekeraars bij incidenten vragen om bewijs dat je medewerkers adequaat getraind waren. Het is verstandig om documenten digitaal te bewaren, zodat ze niet verloren gaan door brand, water of andere calamiteiten.
Vergeet niet dat BHV certificaten meestal drie jaar geldig zijn, dus je hebt altijd overlap tussen de geldigheidsduur en de bewaartermijn van de documentatie.
Wat gebeurt er als je bhv documenten niet goed bijhoudt?
Bij gebrekkige BHV documentatie riskeer je boetes van de arbeidsinspectie, aansprakelijkheidsproblemen bij ongevallen en problemen met je bedrijfsverzekering. De arbeidsinspectie kan boetes opleggen tot €870.000 voor ernstige overtredingen van de Arbowet.
De mogelijke gevolgen zijn:
- Boetes arbeidsinspectie: Van waarschuwing tot hoge geldboetes afhankelijk van de ernst
- Aansprakelijkheid bij ongevallen: Je kunt persoonlijk aansprakelijk worden gesteld als werkgever
- Verzekeringsproblemen: Verzekeraars kunnen claims afwijzen bij inadequate BHV training
- Reputatieschade: Negatieve publiciteit bij arbeidsincidenten door nalatigheid
- Stillegging bedrijfsactiviteiten: In extreme gevallen kan de arbeidsinspectie je bedrijf sluiten
Daarnaast loop je het risico dat je bij een noodsituatie niet kunt aantonen dat je medewerkers competent zijn om adequaat te handelen. Dit vergroot de kans op ernstige gewonden of schade. Goede documentatie beschermt niet alleen je medewerkers, maar ook jezelf als werkgever tegen juridische en financiële consequenties.
Hoe organiseer je bhv documentatie het meest efficiënt?
Organiseer je BHV documentatie met een digitaal systeem dat automatisch herinneringen stuurt voor herhalingscursussen. Maak een duidelijke mappenstructuur per medewerker en bewaar alle documenten zowel digitaal als fysiek op een veilige locatie.
Praktische tips voor efficiënte organisatie:
- Digitale mappenstructuur: Maak mappen per medewerker met submappen voor certificaten, evaluaties en correspondentie
- Centrale database: Gebruik een spreadsheet of database met overzicht van alle certificaten en vervaldata
- Automatische herinneringen: Stel kalenderherinneringen in 3 maanden voor certificaatverlopen
- Back-up systeem: Bewaar kopieën op verschillende locaties (cloud, externe schijf, fysieke kopieën)
- Toegangsrechten: Zorg dat relevante collega’s toegang hebben tot de documentatie
Maak ook een jaarlijkse planning waarin je alle herhalingscursussen inplant. Dit voorkomt dat certificaten onverwacht verlopen en helpt bij het budgetteren van trainingskosten. Een goed georganiseerd systeem bespaart tijd bij controles en geeft je altijd inzicht in de actuele BHV status van je organisatie.
Waar vind je professionele ondersteuning voor bhv compliance?
Voor professionele BHV compliance ondersteuning kun je terecht bij gespecialiseerde veiligheidstrainers die zowel cursussen als administratieve ondersteuning bieden. Wij helpen organisaties met complete BHV oplossingen, van trainingen tot documentatiebeheer via ons digitale Academy-dashboard.
Onze dienstverlening omvat:
- BHV cursussen: Alle soorten BHV trainingen op locatie of in onze trainingscentra
- Compliance ondersteuning: Hulp bij het opzetten van administratiesystemen en documentatiebeheer
- Academy-dashboard: Digitaal platform voor realtime inzicht in certificaatstatus en vervaldatums
- Automatische herinneringen: Het systeem waarschuwt je tijdig voor herhalingscursussen
- Complete rapportage: Overzichtelijke documenten voor arbeidsinspecties en verzekeraars
Met meer dan 30 jaar ervaring en 22 trainingslocaties door heel Nederland bieden we een complete service die je ontlast van alle administratieve rompslomp rond BHV compliance. Ons Academy-dashboard geeft je altijd actueel inzicht in welke medewerkers welke certificaten hebben en wanneer herhalingscursussen nodig zijn.
Wil je meer weten over hoe we je kunnen helpen met BHV compliance? Neem contact met ons op voor een vrijblijvend gesprek over jouw specifieke situatie en behoeften.
Frequently Asked Questions
Kan ik BHV documenten volledig digitaal bewaren of heb ik ook fysieke kopieën nodig?
Je kunt BHV documenten volledig digitaal bewaren, mits je zorgt voor een betrouwbaar back-up systeem en de documenten altijd toegankelijk zijn voor controles. Het is wel verstandig om van kritieke documenten zoals certificaten ook fysieke kopieën te bewaren op een brandveilige locatie, voor het geval je digitale systeem uitvalt tijdens een inspectie.
Wat moet ik doen als een medewerker zijn BHV certificaat kwijt is?
Neem direct contact op met de trainingsorganisatie die het certificaat heeft uitgegeven - zij kunnen meestal een duplicaat verstrekken. Zorg ervoor dat je altijd kopieën bewaart van alle uitgegeven certificaten om dit probleem te voorkomen. Tot het duplicaat er is, geldt de medewerker als niet-gecertificeerd voor BHV taken.
Hoe vaak moet ik controleren of alle BHV certificaten nog geldig zijn?
Controleer minimaal elk kwartaal de geldigheid van alle BHV certificaten, bij voorkeur maandelijks. Stel herinneringen in voor 3 maanden voor de vervaldatum, zodat je ruim de tijd hebt om herhalingscursussen in te plannen. Een digitaal systeem met automatische meldingen voorkomt dat certificaten onverwacht verlopen.
Welke informatie moet minimaal op een BHV aanwezigheidslijst staan?
Een geldige BHV aanwezigheidslijst moet bevatten: volledige naam medewerker, handtekening, datum en tijd van de training, naam van de trainer, locatie van de cursus en de specifieke cursusonderdelen die zijn behandeld. Zorg dat alle aanwezigen zowel bij aanvang als einde tekenen voor de handtekening.
Wat gebeurt er met BHV documentatie bij bedrijfsovername of reorganisatie?
Bij bedrijfsovername gaan de BHV documenten over naar de nieuwe eigenaar, die verantwoordelijk wordt voor het naleven van de bewaartermijnen. Zorg voor een complete overdracht van alle certificaten, trainingsregistraties en evaluatieformulieren. Bij reorganisaties blijf je als werkgever verantwoordelijk voor de documentatie van alle medewerkers.
Kan ik BHV documenten eerder vernietigen dan de wettelijke bewaartermijn van 5 jaar?
Nee, je bent wettelijk verplicht om BHV documenten minimaal 5 jaar te bewaren. Eerder vernietigen kan leiden tot boetes bij controles door de arbeidsinspectie. Het is zelfs verstandig om documenten langer te bewaren, bijvoorbeeld bij juridische procedures die jaren kunnen duren na een arbeidsongeval.
